Khi khách quốc tế phải bay về ngay sau buổi gặp, món quà nên nằm gọn trong hành lý xách tay, nhẹ, có hộp cứng và không thuộc nhóm hàng phải kiểm dịch; nếu món chính quá lớn hoặc quá nặng, hãy trao tượng trưng tại buổi lễ rồi gửi món thật bằng đường vận chuyển về văn phòng của khách. Đây là cách người tiếp đón chu đáo thường làm, và khách thường cảm kích sự tính toán ấy.
Bài viết cho người lo hậu cần đón tiếp khách quốc tế, từ góc người tặng: chọn món sao cho khách mang về dễ. Phần chuẩn bị hành lý cho chính mình khi đi nước ngoài mang quà biếu là chuyện khác, ở đây không bàn. Phép tặng riêng của từng nước cũng không thuộc phạm vi bài này.
Vì sao hành trình về của khách quyết định món quà
Món quà đẹp nhất mà khách phải xoay xở cách mang về vẫn là một món quà gây phiền. Người đi công tác quốc tế thường mang ít hành lý, đi nhiều chặng, có khi ghé thêm một hai nước khác trước khi về nhà. Một hộp quà nặng vài ký, cồng kềnh, dễ vỡ sẽ theo họ qua từng sân bay, từng lần kéo vali, từng khoang hành lý trên đầu chật chội.
Ngược lại, khi món quà vừa vặn, nhẹ và chắc chắn, khách gần như không để ý tới chuyện mang về, và món quà đến nơi nguyên vẹn. Đó là lúc nó bắt đầu làm đúng việc của mình: được đặt ở bàn làm việc, trên kệ, được kể lại cho đồng nghiệp. Mọi thứ trước đó chỉ là chặng đường cần đi qua êm thấm.
Vì vậy câu hỏi đầu tiên khi chọn quà cho khách quốc tế không phải là "món gì đẹp", mà là "khách về bằng cách nào, khi nào, đi tiếp đâu". Hỏi đầu mối bên khách về lịch trình là việc hoàn toàn bình thường, thậm chí cho thấy sự chu đáo. Câu trả lời sẽ loại bớt một nửa số lựa chọn trước khi bạn kịp phân vân.
Giới hạn thường gặp và cách chọn món
Giới hạn hành lý khác nhau giữa các hãng bay và hạng vé. Các mức dưới chỉ là mức hay gặp để bạn hình dung; luôn kiểm tra thông tin của chính chuyến bay khách đi.
| Yếu tố | Mức hay gặp | Ảnh hưởng tới món quà | Gợi ý |
|---|---|---|---|
| Kích thước hành lý xách tay | Khoảng 55 x 40 x 20 cm ở nhiều hãng | Hộp quà phải nhỏ hơn hẳn để còn chỗ cho đồ của khách | Hộp quà nên ở mức khoảng một nửa thể tích vali xách tay |
| Trọng lượng hành lý xách tay | Khoảng 7 đến 10 kg ở nhiều hãng | Món nặng vài ký chiếm gần hết hạn mức | Ưu tiên món dưới khoảng một ký với khách bay chặng dài |
| Chất lỏng trong hành lý xách tay | Bị giới hạn dung tích từng lọ | Rượu, nước mắm, mật ong khó mang theo người | Tránh tặng chất lỏng cho khách bay ngay |
| Đồ ăn, đồ thực vật | Kiểm dịch tuỳ nước đến | Có thể bị giữ lại hoặc phải khai báo | Chọn món không phải đồ ăn, ghi rõ chất liệu |
| Đồ dễ vỡ | Không cấm, nhưng dễ hỏng khi ký gửi | Gốm, sứ, sơn mài phải để trong hành lý xách tay | Đóng hai lớp hộp có đệm |
Con số trong bảng không phải quy định, chỉ để ước lượng. Khi khách đi hạng thương gia, hạn mức thường rộng hơn; khi đi hãng giá rẻ, hạn mức có thể chặt hơn. Một câu hỏi ngắn với đầu mối bên khách giúp bạn khỏi phải đoán.
Chọn món theo chất liệu cho khách bay ngay
Lụa, vải thêu. Nhẹ nhất, không vỡ, gấp gọn. Một chiếc khăn lụa hay một tấm tranh thêu nhỏ chưa đóng khung chỉ nặng vài trăm gam. Đây là nhóm an toàn nhất cho khách bay ngay trong tối.
Sơn mài cỡ nhỏ. Hộp, khay, tranh khổ nhỏ bằng sơn mài nhẹ hơn nhiều người nghĩ nếu cốt mỏng. Cần hộp cứng và giấy bọc mặt, nhưng không quá khó mang.
Gốm, sứ. Đẹp, kể chuyện hay, nhưng dễ vỡ và khá nặng. Chọn món nhỏ như bình cao một gang tay, cốc, đĩa nhỏ có đế, đóng hai lớp hộp và dặn khách để xách tay.
Đồ đồng. Nặng nhất trong các nhóm quà mỹ nghệ. Trống đồng nhỏ, tượng đồng nhỏ có thể nặng hơn bạn nghĩ; cầm thử trước, và cân nhắc mặt trống dạng tranh treo thay cho trống nguyên khối.
Giấy dó, tranh in, ảnh. Một bức tranh in trên giấy dó, một bộ ảnh đẹp về nơi khách vừa đến thăm, đặt trong bìa cứng phẳng, gần như không chiếm trọng lượng. Đây là lựa chọn đáng cân nhắc cho thành viên đoàn khi bạn muốn món quà có hình ảnh Việt Nam mà vẫn nhẹ như một tập tài liệu. Khung kính thì nên để khách tự làm khi về, vì kính dễ vỡ và nặng.
Đồ gỗ, mây tre, lá. Nhẹ, nhưng có thể phải khai báo kiểm dịch ở một số nước. Chọn món đã xử lý, hoàn thiện kỹ, và dặn khách khai báo khi nước đến yêu cầu.
Khi món chính quá lớn: trao tượng trưng, gửi món thật
Có những dịp món quà buộc phải lớn: tranh sơn mài cho sảnh văn phòng đại diện, bình gốm cho trụ sở đối tác. Cách làm gọn là tách món quà thành hai phần: phần trao tại buổi lễ và phần gửi về sau.
- Chuẩn bị một vật tượng trưng để trao tại buổi lễ: ảnh in khổ lớn của món quà đặt trong khung, hoặc một món nhỏ cùng chất liệu, cùng đề tài.
- Khi trao, người đại diện nói rõ món quà thật sẽ được gửi tới văn phòng của khách trong vài tuần tới.
- Hỏi đầu mối bên khách địa chỉ nhận, người nhận, giờ nhận hàng và các yêu cầu về thủ tục nhập khẩu bên họ.
- Chọn đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm với hàng mỹ nghệ dễ vỡ, có bảo hiểm hàng hoá; đóng thùng gỗ hoặc thùng nhiều lớp.
- Chuẩn bị giấy tờ đi kèm: mô tả hàng, chất liệu, ghi rõ là quà tặng, hàng mỹ nghệ làm mới; theo hướng dẫn của đơn vị vận chuyển.
- Chụp ảnh món quà trước khi đóng thùng, gửi ảnh và mã vận đơn cho đầu mối bên khách.
- Khi khách báo đã nhận, gửi thư cảm ơn ngắn kèm ảnh buổi lễ.
Cách này không làm buổi lễ kém trang trọng. Nhiều khi khoảnh khắc trao một tấm ảnh lớn của bức tranh, kèm lời hẹn gửi tới tận nơi, còn tạo ấn tượng chu đáo hơn việc ôm một chiếc thùng nặng lên sân khấu.
Đóng gói để khách xách tay dễ dàng
Một hộp quà vừa hành lý xách tay cần ba thứ: chắc, gọn và có quai. Hộp cứng giữ món quà không bị đè bẹp khi khách nhét vào khoang trên đầu; kích thước gọn để còn chỗ cho đồ khác; quai hoặc túi xách cho phép khách cầm theo cùng vali mà không phải ôm.
Túi quà nên là túi giấy dày hoặc túi vải trơn, không in logo to, không in quảng cáo. Khách đi qua nhiều sân bay, đôi khi không muốn mang một túi in tên công ty của người khác suốt chặng đường. Túi trơn, chất lượng tốt có khi còn được giữ lại để dùng tiếp.
Bên trong, đặt thẻ giới thiệu và thẻ dặn dò ở chỗ dễ thấy ngay khi mở hộp. Nếu món quà có thể bị hỏi ở cửa hải quan hay kiểm dịch, như đồ gỗ, đồ đồng giả cổ, hãy đặt giấy tờ mô tả hàng ngay trên cùng, để khách đưa ra mà không phải lục tìm. Một phong bì nhỏ dán mặt trong nắp hộp là chỗ hợp lý cho những giấy tờ ấy.
Danh sách kiểm tra trước khi trao quà cho khách bay về
Đánh dấu từng mục trước giờ trao.
- Đã biết giờ bay, hãng bay và khách có đi tiếp nước khác không.
- Hộp quà vừa hành lý xách tay, nhẹ, có quai hoặc túi.
- Món dễ vỡ đã đóng hai lớp hộp có đệm, lắc nhẹ không nghe tiếng động.
- Không có chất lỏng, đồ ăn tươi hay hàng dễ bị giữ lại.
- Giấy tờ mô tả hàng đã có cho đồ gỗ, đồ đồng, đồ giả cổ.
- Thẻ giới thiệu song ngữ và thẻ dặn dò đã đặt trong hộp.
- Không có nhãn giá, hoá đơn ghi giá trong hộp.
- Nếu món chính gửi sau, đã có vật tượng trưng và đã hỏi địa chỉ nhận.
Một danh sách như vậy chỉ mất vài phút để đi hết, nhưng giúp tránh những tình huống khó xử như khách phải mở hộp quà giữa sảnh sân bay để giải thích món đồ bên trong là gì. Nên giao danh sách cho đúng người sẽ trao quà, không chỉ người mua quà.
Khi khách ở lại nhiều ngày: trao lúc nào cho tiện
Không phải khách quốc tế nào cũng bay ngay. Với đoàn ở lại vài ngày, đi qua nhiều tỉnh, thời điểm trao quà cũng ảnh hưởng tới việc mang về. Trao ngay ngày đầu, khách phải mang món quà theo suốt hành trình trong nước, qua nhiều lần đổi khách sạn, lên xuống xe. Trao vào ngày cuối, sát giờ ra sân bay, khách lại không còn thời gian sắp xếp hành lý cho gọn.
Cách cân bằng hay được dùng là trao vào buổi tối trước ngày bay, thường là bữa tiệc chia tay. Khách có cả buổi tối để xếp món quà vào vali, cân lại hành lý, hỏi lễ tân khách sạn nếu cần thêm túi hay băng dính. Nếu không có tiệc chia tay, có thể trao ở buổi làm việc cuối cùng, miễn là còn ít nhất vài giờ trước khi khách rời khách sạn.
Một lựa chọn khác, rất được khách đánh giá cao, là gửi món quà thẳng tới quầy lễ tân khách sạn nơi khách ở, kèm thiệp viết tay, sau khi đã trao tượng trưng tại buổi gặp. Khách về phòng là thấy món quà đã đóng gói sẵn để mang đi. Cách này đòi hỏi bạn phối hợp với khách sạn và biết chắc số phòng, tên đặt phòng, nhưng giúp khách bớt hẳn một việc trong ngày bận rộn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tặng rượu cho khách quốc tế sắp bay về không?
Không nên với khách bay ngay. Chất lỏng bị giới hạn trong hành lý xách tay, ký gửi thì dễ vỡ, và người nhận có thể không uống rượu vì lý do sức khoẻ hay tôn giáo. Nếu muốn tặng rượu, chỉ dành cho người đủ 18 tuổi trở lên, không ép, và nên gửi riêng bằng đường vận chuyển.
Khách đi tiếp nhiều nước trước khi về thì chọn quà thế nào?
Chọn món nhẹ nhất, gọn nhất, không dễ vỡ, không thuộc nhóm kiểm dịch, như khăn lụa, tranh thêu nhỏ hay hộp sơn mài nhỏ. Với món chính lớn hơn, gửi thẳng về văn phòng khách bằng đường vận chuyển. Như vậy khách không phải mang món quà qua nhiều sân bay khác nhau.
Gửi quà ra nước ngoài bằng đường vận chuyển mất bao lâu?
Tuỳ nước đến, đơn vị vận chuyển và thủ tục nhập khẩu bên nhận, có thể từ vài ngày đến vài tuần. Nên hỏi đơn vị vận chuyển trước, báo khách thời gian dự kiến, và gửi mã vận đơn để khách theo dõi. Đừng hứa một ngày cụ thể nếu không chắc.
Khách có phải đóng thuế khi nhận quà gửi từ Việt Nam không?
Có thể, tuỳ quy định của nước nhận và giá trị món quà. Nhiều nước có ngưỡng miễn thuế cho quà tặng, vượt ngưỡng thì người nhận phải nộp. Nên hỏi đầu mối bên khách hoặc đơn vị vận chuyển để biết trước, tránh để khách bất ngờ khi nhận hàng.
Có nên hỏi thẳng khách về hạn mức hành lý không?
Có thể hỏi đầu mối bên khách, một cách tự nhiên, khi trao đổi lịch trình: khách về bằng chuyến nào, có ký gửi hành lý không. Không cần hỏi trực tiếp người nhận quà. Thông tin ấy giúp bạn chọn đúng món mà vẫn giữ được sự bất ngờ.
Món quà vỡ trên đường về thì xử lý sao?
Nếu khách báo lại, hãy cảm ơn họ đã cho biết, xin lỗi vì khâu đóng gói chưa đủ chắc, và đề nghị gửi một món thay thế bằng đường vận chuyển. Rút kinh nghiệm về cách đóng gói cho những lần sau. Sự xử lý tử tế lúc này thường được nhớ lâu hơn chính món quà.