Khi một đoàn khách quốc tế sang thăm công ty, cách làm gọn và đúng phép nhất là chuẩn bị một món chính cho trưởng đoàn và một món nhỏ đồng đều cho mọi thành viên khác, kể cả phiên dịch và tài xế đi cùng đoàn nếu họ có mặt trong buổi gặp. Quà nên nhẹ, đóng hộp chắc, có thẻ giới thiệu bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của khách, và thường trao vào cuối buổi làm việc.
Bài này dành cho bộ phận hành chính, đối ngoại của doanh nghiệp đang đón một đoàn từ năm đến hai mươi người, đi thăm nhà máy, văn phòng hay dự án. Bài không bàn phép tặng quà riêng theo văn hoá từng nước; ở đây là khung chung để chia quà cho cả đoàn sao cho đủ, đều và không ai khó xử.
Đoàn khách gồm những ai và vì sao phải chia quà theo vai
Một đoàn khách doanh nghiệp hiếm khi chỉ có người đứng đầu. Thường có trưởng đoàn, một hoặc hai lãnh đạo cấp dưới, chuyên gia kỹ thuật, người phụ trách mua hàng, và đôi khi có thêm phiên dịch, đại diện cơ quan xúc tiến thương mại hay đại sứ quán đi cùng. Mỗi vai trò có vị trí riêng trong buổi gặp, và món quà nên phản ánh vị trí ấy một cách nhẹ nhàng.
Chia quà theo vai không có nghĩa là phân biệt đối xử. Trong nghi thức ngoại giao lẫn doanh nghiệp, người ta hiểu rằng trưởng đoàn nhận một món đại diện cho cả đoàn, món ấy sẽ được mang về đặt ở văn phòng của tổ chức. Các thành viên nhận một món nhỏ mang tính cá nhân để làm kỷ niệm chuyến đi. Hai lớp quà đó có ý nghĩa khác nhau nên không ai so sánh.
Điều dễ làm người ta chạnh lòng không phải là món quà của trưởng đoàn to hơn, mà là việc có người bị bỏ sót. Phiên dịch đứng cạnh suốt buổi, chuyên gia ngồi cuối bàn, người đại diện cơ quan đi cùng: nếu họ không có quà trong khi mọi người đều có, khoảnh khắc ấy rất khó gỡ.
Gợi ý chia quà cho một đoàn điển hình
Bảng dưới dựa trên một đoàn giả định mười người đến thăm một nhà máy. Bạn điều chỉnh số lượng theo danh sách thật mà bên khách gửi trước chuyến đi.
| Vai trong đoàn | Loại quà | Gợi ý món | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Trưởng đoàn | Quà đại diện cho cả đoàn | Bình gốm men lam, tranh sơn mài khổ nhỏ, đĩa gốm có đế | Trao công khai, có chụp ảnh |
| Lãnh đạo đi cùng | Quà cá nhân, cùng loại với thành viên nhưng hộp đẹp hơn | Hộp sơn mài nhỏ, khăn lụa tơ tằm | Không cần khác biệt nhiều |
| Thành viên, chuyên gia | Quà kỷ niệm đồng đều | Hộp lót ly sơn mài, bộ đũa gỗ trong hộp, nón lá thu nhỏ | Ai cũng một món như nhau |
| Phiên dịch, điều phối | Như thành viên | Cùng món với thành viên | Rất hay bị quên, cần ghi vào danh sách |
| Đại diện cơ quan đi cùng | Quà lưu niệm giá trị thấp | Món nhỏ như thành viên hoặc ấn phẩm giới thiệu địa phương | Giữ đúng nguyên tắc quà cho người có chức vụ |
Luôn chuẩn bị dư hai đến ba phần quà thành viên. Danh sách đoàn thường thay đổi vào phút chót, và có thể có khách được mời thêm ngay tại buổi gặp.
Chọn món nhỏ cho thành viên sao cho không nhạt
Đồng đều nhưng không vô hồn. Món quà thành viên phải giống nhau để không ai so bì, nhưng nên có chút chọn lựa: ví dụ hộp lót ly sơn mài với nhiều màu nền, mỗi người tự chọn một hộp. Cách nhỏ đó biến món quà đồng loạt thành món của riêng từng người.
Dùng được ở bàn làm việc. Khách nước ngoài thường đặt quà Việt ở bàn làm việc hoặc trên kệ văn phòng. Hộp bút, hộp danh thiếp, khay nhỏ, cốc gốm là những món có chỗ đứng lâu dài hơn đồ trang trí treo tường.
Kể được trong một câu. Mỗi món cần một câu giới thiệu ngắn: "hộp này làm bằng sơn ta, phủ và mài nhiều lớp bằng tay". Câu đó được in trên thẻ trong hộp, để người nhận đọc lại khi về.
Tránh đồ ăn dễ hỏng. Bánh, mứt, trà ướp hương có thể gặp vấn đề ở khâu kiểm dịch nước đến, hoặc người nhận không ăn được vì lý do sức khoẻ, tôn giáo. Nếu muốn tặng trà, chọn loại đóng gói kín, có nhãn thành phần rõ ràng, và đặt cạnh một món không phải đồ ăn.
Quy trình chuẩn bị từ lúc nhận danh sách đoàn
Phần lớn doanh nghiệp nhận danh sách đoàn trước một đến hai tuần. Quy trình dưới đây giúp bộ phận hành chính không bị dồn việc vào ngày cuối.
- Nhận danh sách chính thức gồm họ tên, chức danh, quốc tịch. Hỏi thêm ai là trưởng đoàn, có phiên dịch hay người đi cùng không.
- Hỏi đầu mối bên khách về hạn chế ăn uống, quy định quà tặng của tổ chức họ và lịch trình sau buổi gặp, đặc biệt là có bay ngay không.
- Chốt món chính cho trưởng đoàn và món thành viên, đặt hàng với dư hai đến ba phần.
- Soạn thẻ giới thiệu song ngữ cho từng loại quà, kiểm tra chính tả tên tổ chức khách.
- Đóng túi theo danh sách, dán nhãn tên mặt trong túi để người trao không nhầm. Nhãn chỉ để nội bộ dùng, bóc ra trước khi trao.
- Phân công người trao: lãnh đạo bên mình trao cho trưởng đoàn, các thành viên phụ trách tiếp đón trao cho thành viên khách.
- Sau buổi gặp, ghi lại món đã tặng vào sổ theo dõi đối tác để lần sau không tặng trùng.
Cuốn sổ ghi lại quà đã tặng nghe có vẻ thừa, nhưng với đối tác thăm hằng năm, việc trưởng đoàn nhận hai năm liền một bình gốm giống nhau là điều dễ xảy ra khi người lo hậu cần đã đổi.
Trao quà vào lúc nào trong lịch tiếp đoàn
Thời điểm phổ biến nhất là cuối buổi làm việc chính, sau phần trao đổi và trước khi khách ra xe hoặc đi ăn. Lúc đó không khí đã thân mật hơn, mọi việc chính đã xong, món quà trở thành lời cảm ơn khách đã dành thời gian sang thăm. Nếu đoàn ở nhiều ngày, có thể trao vào bữa tối cuối cùng.
Tránh trao ngay khi khách vừa đến. Khách còn mang theo cặp tài liệu, áo khoác, đôi khi cả vali, nhận thêm một túi quà ngay đầu buổi chỉ làm họ thêm vướng. Nếu buổi gặp diễn ra ở nhà máy, nơi khách phải đội mũ bảo hộ, đi qua khu sản xuất, thì càng nên để quà ở phòng họp và trao lúc cuối.
Nên bố trí một bàn nhỏ cạnh cửa phòng họp, đặt sẵn túi quà theo thứ tự. Khi người chủ trì kết thúc phần làm việc, lãnh đạo bên mình trao món chính cho trưởng đoàn trước, mời chụp ảnh chung, sau đó nhân viên tiếp đón trao túi cho từng thành viên khi họ ra cửa. Cách này nhanh, gọn và không biến phần trao quà thành một tiết mục dài.
Nếu đoàn có phiên dịch, hãy báo trước cho họ nội dung câu giới thiệu món quà để họ chuẩn bị từ ngữ, nhất là tên chất liệu như sơn ta, men lam, tơ tằm. Một câu dịch trôi chảy giúp món quà được hiểu đúng, còn một câu dịch lúng túng vì gặp từ lạ có thể làm phần trao quà chùng xuống đúng lúc cả phòng đang chú ý.
Những điều cần kiểm lại trước ngày đón đoàn
Một danh sách kiểm tra ngắn để bộ phận lễ tân đánh dấu từng mục.
- Số túi quà bằng số người trong danh sách cộng phần dự phòng.
- Thẻ giới thiệu đã có đủ trong từng hộp, đúng ngôn ngữ, đúng tên tổ chức khách.
- Không có nhãn giá, hoá đơn hay phiếu bảo hành ghi giá nằm lẫn trong hộp.
- Túi quà có quai chắc, không quá to để khách xách cùng cặp tài liệu.
- Món chính cho trưởng đoàn đã được đóng gói chống sốc nếu là gốm, sứ, sơn mài.
- Người trao và người chụp ảnh đã biết thứ tự, vị trí đứng.
- Đã có phương án gửi quà sau qua đường bưu chính cho người vắng mặt đột xuất.
Đoàn khách đến từ nhiều nước khác nhau cùng lúc thì giữ món thành viên trung tính về hình tượng: hoa văn cây cỏ, cảnh làng quê, hình học đơn giản. Phần phép tặng riêng của từng nền văn hoá nên tra cứu thêm khi đoàn chỉ đến từ một nước.
Món chính cho trưởng đoàn: ba câu hỏi trước khi chốt
Món này sẽ đặt ở đâu khi về nước? Quà cho trưởng đoàn thường đi vào phòng làm việc hoặc tủ trưng bày của tổ chức khách. Một bình gốm cao vừa bàn, một bức tranh khổ nhỏ treo được cạnh kệ sách, một đĩa gốm có đế đứng là những món có chỗ đứng rõ ràng. Một bức tranh khổ lớn có thể đẹp, nhưng nếu văn phòng bên kia không có mảng tường phù hợp thì nó sẽ nằm trong kho.
Khách có tự mang về được không? Hãy hình dung người nhận đang xếp vali trong phòng khách sạn vào đêm cuối. Món quà cần nằm vừa trong hành lý xách tay, có hộp cứng chống va đập, tổng trọng lượng nhẹ. Nếu món quà buộc phải lớn, hãy chủ động đề nghị gửi bằng đường vận chuyển về địa chỉ văn phòng của họ, kèm ảnh chụp lúc trao để buổi lễ vẫn trọn vẹn.
Câu chuyện của món quà có liên quan đến chuyến thăm không? Một đoàn sang xem dây chuyền dệt may sẽ nhớ lâu một tấm lụa tơ tằm từ một làng dệt, kèm vài dòng kể về nghề ươm tơ. Một đoàn ngành gốm sứ, vật liệu xây dựng sẽ thích một món gốm vẽ lam dưới men. Khi món quà nói được điều gì đó về chính lĩnh vực hai bên đang làm việc, nó không còn là vật lưu niệm chung chung.
Giá trị có làm khó người nhận không? Một món quá đắt có thể buộc trưởng đoàn khai báo, nộp lại cho tổ chức hoặc gửi trả. Nếu chưa rõ quy định bên họ, chọn tầng vừa phải là an toàn nhất. Sự chỉn chu trong chọn lựa, đóng gói và câu chuyện kèm theo mới là điều khách nhớ, không phải con số trên hoá đơn.
Câu hỏi thường gặp
Có cần tặng quà cho tài xế và nhân viên hỗ trợ của đoàn không?
Nếu họ có mặt trong buổi gặp hoặc đi cùng suốt chương trình thì nên có một món nhỏ như thành viên. Nếu họ chỉ đưa đón và chờ ở xe, một phần nước uống, đồ ăn nhẹ và lời cảm ơn là đủ. Điều quan trọng là không để ai cùng ngồi trong phòng mà tay không.
Trưởng đoàn là cán bộ cơ quan nhà nước nước ngoài thì chọn quà thế nào?
Chọn món lưu niệm giá trị vừa phải, mang tính đại diện cho tổ chức và địa phương, ví dụ một món gốm hay tranh nhỏ có thể đặt ở văn phòng. Nhiều nước có quy định công chức phải khai báo hoặc nộp lại quà vượt một mức giá trị, nên món quá đắt gây phiền cho chính người nhận.
Khách đi nhiều doanh nghiệp trong một chuyến thì quà có bị chất đống không?
Có, và đó là lý do nên chọn món nhỏ, nhẹ, dễ nhận ra là của bạn. Thẻ giới thiệu có tên doanh nghiệp và tên món sẽ giúp khách nhớ món nào của ai khi về mở vali. Một món dùng được ở bàn làm việc thường sống lâu hơn món trang trí.
Có nên in logo công ty lên quà tặng đoàn khách không?
Với món chính cho trưởng đoàn, không nên in logo to trên bề mặt; nếu cần, khắc nhỏ ở đáy hoặc mặt sau. Với món thành viên, logo nhỏ trên hộp hoặc thẻ là chấp nhận được. Quà in logo nổi bật dễ bị coi là đồ quảng cáo và ít được giữ lâu.
Đoàn đến đột xuất, không kịp chuẩn bị quà thì sao?
Không cần cố mua vội một món không hợp. Hãy cảm ơn trọn vẹn tại buổi gặp, chụp ảnh chung, rồi gửi quà kèm thư cảm ơn qua đường bưu chính trong vài tuần sau. Món quà gửi sau kèm tấm ảnh của buổi gặp đôi khi còn được nhớ lâu hơn món trao vội.
Có nên hỏi trực tiếp khách thích quà gì không?
Không nên hỏi trực tiếp về món quà, vì sẽ làm mất đi sự bất ngờ và khiến khách ngại. Thay vào đó, hỏi đầu mối bên họ về quy định quà tặng, hạn chế ăn uống và lịch trình bay. Ba thông tin đó đã đủ để bạn loại phần lớn lựa chọn không hợp.