Quà kỷ niệm lễ ký kết hợp đồng nên được trao sau khi hai bên đã ký xong, là một món đánh dấu được chính ngày ấy, giá trị vừa phải và kể được một câu chuyện về nơi hai bên gặp nhau. Những món hay được chọn là một hộp sơn mài nhỏ có khắc ngày ký, một bình gốm men lam để bàn, một bức tranh khổ nhỏ, hoặc một khung ảnh đẹp đựng tấm ảnh chụp ngay tại buổi lễ gửi sau vài ngày.
Bài viết cho thư ký, trưởng phòng hành chính hay trợ lý giám đốc đang lo hậu cần cho một buổi ký kết, nhất là khi phía bên kia là doanh nghiệp nước ngoài. Ranh giới quan trọng nhất cần nhớ: quà trao trong lúc đang đàm phán, đang chấm thầu là chuyện khác hẳn, và thường là chuyện không nên làm. Bài này chỉ bàn món quà của ngày đã ký.
Vì sao quà nên trao sau chữ ký, không phải trước
Trước khi ký, mọi thứ hai bên trao cho nhau đều có thể bị hiểu là để tác động tới quyết định. Nhiều tập đoàn nước ngoài có bộ quy tắc ứng xử nội bộ yêu cầu nhân viên từ chối hoặc khai báo mọi món quà nhận được trong giai đoạn đàm phán, bất kể giá trị. Nếu bạn trao quà trước khi đặt bút, người nhận có thể phải từ chối ngay tại bàn, một tình huống ngượng cho cả hai bên.
Sau khi ký, ý nghĩa của món quà đổi hẳn. Nó không còn là thứ để thuyết phục ai, mà là vật kỷ niệm của một ngày đã diễn ra. Người nhận dễ đón nhận hơn, bộ phận tuân thủ bên họ cũng dễ chấp thuận hơn khi món quà rõ ràng là đồ lưu niệm của sự kiện, có ngày tháng, có tên hai đơn vị, giá trị không lớn.
Một cách làm gọn nhiều đơn vị đã dùng: chuẩn bị quà cho cả hai phía như nhau, đặt trên một bàn phụ cạnh bàn ký, đến khi người dẫn chương trình mời hai bên trao đổi văn bản xong thì mới mời trao quà. Thứ tự đó nói rõ với mọi người trong phòng rằng món quà thuộc về buổi lễ, không thuộc về cuộc thương lượng.
Những món hợp với lễ ký kết, xếp theo mức quan hệ
Không có chuẩn chung về giá trị, nhưng một món quà kỷ niệm ký kết nên ở tầng vừa phải. Bảng dưới chia theo mức quan hệ để bạn có chỗ bắt đầu; giá trị cụ thể tuỳ quy định nội bộ của hai bên.
| Mức quan hệ | Món hợp | Vì sao hợp | Điều cần để ý |
|---|---|---|---|
| Hợp đồng đầu tiên, hai bên mới quen | Hộp danh thiếp hoặc hộp bút sơn mài, bộ chén trà nhỏ | Nhỏ, dễ chấp thuận, dùng được hằng ngày ở bàn làm việc | Không khắc tên cá nhân quá to, chỉ ngày ký và tên hai đơn vị |
| Hợp đồng lớn, ký giữa lãnh đạo hai bên | Bình gốm men lam để bàn, tranh sơn mài khổ nhỏ, đĩa gốm trang trí có đế | Đặt được trong phòng làm việc của lãnh đạo, kể được chuyện làng nghề | Hỏi trước cỡ hành lý nếu khách bay về trong ngày |
| Hợp tác dài hạn, gia hạn lần thứ mấy | Món đặt làm riêng có hình tượng chung của hai bên, album ảnh các lần làm việc | Đánh dấu chặng đường, không chỉ một ngày | Cần đặt sớm vài tuần |
| Ký với cơ quan nhà nước, đơn vị công | Vật lưu niệm nhỏ có biểu trưng sự kiện, ảnh lễ ký đóng khung | Giá trị thấp, rõ là đồ lưu niệm | Theo nguyên tắc phòng, chống tham nhũng: không tặng gì gắn với việc người nhận đang giải quyết |
Điểm chung của cả bốn tầng là món quà phải gắn với sự kiện, không gắn với người. Một cây bút cao cấp khắc tên riêng một vị giám đốc dễ bị coi là quà cá nhân; cùng cây bút ấy khắc dòng "Lễ ký kết hợp tác" cùng ngày tháng lại là vật kỷ niệm của cả hai đơn vị.
Kể chuyện gì qua món quà
Chọn một chi tiết nối hai bên. Nếu đối tác đến từ một nước có truyền thống gốm sứ, một bình gốm men lam Việt mở ra câu chuyện về con đường gốm qua biển. Nếu họ làm trong ngành dệt, một khăn lụa tơ tằm nói được nhiều hơn mọi món đắt tiền. Món quà hay nhất là món người nhận có thể kể lại với đồng nghiệp ở nhà.
Câu chuyện phải đúng. Đừng gán cho món quà một điển tích bạn không chắc. Nói "đây là gốm vẽ lam dưới men của một làng gốm lâu đời ở miền Bắc" là đủ và đúng; tự thêm năm, thêm tên nghệ nhân, thêm truyền thuyết là rủi ro khi người nhận tò mò tìm hiểu.
Ngắn gọn khi trao. Tại buổi lễ chỉ cần hai, ba câu: món này là gì, làm ở đâu, vì sao chọn. Phần dài hơn đã có trong thẻ giới thiệu đặt trong hộp, khách đọc lúc thong thả.
Không biến món quà thành lời chúc làm ăn. Theo quan niệm dân gian, có những hình tượng mang nghĩa hanh thông, nhưng với đối tác nước ngoài, giải thích kiểu "món này giúp hợp đồng thuận lợi" dễ bị hiểu sai. Kể nó như một món mỹ thuật có lịch sử là đủ.
Chuẩn bị quà cho buổi ký kết trong một tuần
Phần lớn buổi ký kết được chốt ngày khá gấp. Lịch dưới đây giả định bạn có khoảng một tuần; có nhiều thời gian hơn thì giãn các bước ra.
- Hỏi đầu mối bên đối tác về quy định quà tặng của họ, đặc biệt mức giá trị được nhận và có phải khai báo không. Câu hỏi này lịch sự, không ai phật lòng.
- Hỏi khách sẽ về bằng đường nào, có mang theo vali không. Khách bay ngay trong tối thì món quà phải nhỏ, nhẹ, chịu được hành lý xách tay.
- Chọn món và số lượng: thường một món chính cho người đứng đầu đoàn ký, kèm vài món nhỏ đồng đều cho các thành viên cùng dự.
- Đặt khắc chữ hoặc in thẻ: dòng đề tặng chỉ gồm tên sự kiện, tên hai đơn vị, ngày ký. Kiểm chính tả tên đối tác bằng cách chép từ văn bản chính thức.
- Đóng hộp, kiểm tra quai túi, mút chống sốc. Chuẩn bị thêm một túi giấy trơn để khách dễ cầm ra xe.
- Tập dượt với người dẫn chương trình: lúc nào mời trao quà, ai trao cho ai, chụp ảnh ở vị trí nào.
- Sau buổi lễ, gửi kèm tấm ảnh đẹp nhất của lúc ký trong thư cảm ơn. Nhiều đối tác giữ tấm ảnh đó lâu hơn cả món quà.
Nếu đối tác trả lời rằng họ không được nhận quà, đừng cố. Tấm ảnh lễ ký đóng khung gửi tặng chung cho cả văn phòng của họ thường vẫn được chấp nhận, và vẫn trọn ý.
Trao quà trong buổi lễ: ai, khi nào, nói gì
Người trao nên ngang hàng với người nhận. Nếu giám đốc hai bên cùng ký, giám đốc bên chủ nhà trao quà cho giám đốc bên khách, các thành viên trao cho nhau sau. Trao bằng hai tay hoặc tay phải có tay trái đỡ là phép quen thuộc ở Việt Nam và nhiều nước châu Á; với khách phương Tây, cử chỉ ấy vẫn được hiểu là trân trọng.
Khoảnh khắc trao quà nên ngắn, chừng một phút. Người trao giới thiệu món quà bằng một câu, người dẫn chương trình mời hai bên đứng chụp ảnh với văn bản đã ký và món quà. Tránh mở hộp ngay trên sân khấu nếu món quà dễ vỡ hoặc đóng gói phức tạp; bày sẵn một món mẫu đã mở trên bàn phụ để mọi người cùng xem.
Nếu đối tác cũng mang quà tới, thứ tự hợp lý là khách trao trước để tỏ lòng cảm ơn chủ nhà đã đón tiếp, chủ nhà trao sau. Nhưng đây không phải luật cứng; quan trọng là bên dẫn chương trình biết trước để không có lúc một bên đứng chờ với món quà trên tay.
Những lỗi hay gặp với quà ký kết
Phần lớn lỗi đến từ sự vội vàng, không phải từ việc chọn sai món.
- Khắc sai tên đối tác, sai tên viết tắt hoặc viết thường chữ cần viết hoa trong tên công ty nước ngoài.
- Chọn món quá nặng, quá cồng kềnh khi khách phải bay ngay trong ngày.
- Trao quà có giá trị rõ ràng lớn cho một cá nhân, khiến họ phải báo cáo, gửi trả hoặc nộp lại cho công ty.
- Tặng đồ ăn uống dễ hỏng hoặc rượu mạnh mà không biết người nhận có uống được hay không; rượu chỉ nên dành cho người đủ 18 tuổi trở lên và không bao giờ ép.
- Kèm danh thiếp hay tờ rơi quảng cáo sản phẩm vào hộp quà, biến vật kỷ niệm thành ấn phẩm bán hàng.
- Quên chuẩn bị quà cho thành viên phụ của đoàn, chỉ có quà cho trưởng đoàn khiến người còn lại ngồi tay không.
Muốn tham khảo thêm những món mỹ nghệ có ghi rõ chất liệu và xuất xứ để đặt kịp trong tuần, bạn có thể xem thêm các món quà mỹ nghệ có ghi rõ chất liệu trên Vật Phẩm Phong Thủy, rồi đối chiếu với các tiêu chí trên.
Khi đối tác là doanh nghiệp nước ngoài: vài khác biệt nên biết
Ở nhiều nước, nhân viên doanh nghiệp chịu ràng buộc của luật chống hối lộ có hiệu lực ngoài biên giới, như luật của Hoa Kỳ về hành vi tham nhũng ở nước ngoài hay Đạo luật Chống hối lộ năm 2010 của Vương quốc Anh. Các công ty chịu những luật này thường đặt quy tắc nội bộ rất rõ: quà phải mang tính biểu trưng, giá trị thấp, trao công khai và được ghi lại. Một món quà kỷ niệm ký kết đúng nghĩa nằm gọn trong khuôn khổ đó.
Khác biệt thứ hai nằm ở cách mở quà. Khách đến từ nhiều nước phương Tây quen mở quà ngay trước mặt người tặng để bày tỏ sự thích thú; khách từ một số nước châu Á lại thường cảm ơn rồi để mở sau. Không bên nào sai. Người trao chỉ cần nói một câu mời tự nhiên kiểu "anh chị có thể mở ra xem ngay hoặc để lúc về", rồi để khách tự chọn.
Khác biệt thứ ba là chuyện hành lý. Người đi ký kết ở nước ngoài thường đi gọn, một vali xách tay, lịch kín. Một món quà nặng vài ký hoặc cồng kềnh, dù đẹp đến đâu, có thể bị gửi lại khách sạn hoặc nhờ người mang hộ. Hỏi trước lịch bay là cách lịch sự nhất để chọn đúng cỡ món quà, và bên đối tác thường đánh giá cao sự chu đáo ấy.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tặng bút ký dùng trong buổi lễ cho đối tác không?
Có, đây là cách làm khá phổ biến trong các buổi ký kết lớn. Cây bút đã dùng để ký trở thành một vật kỷ niệm có thật của sự kiện. Nên đặt bút trong hộp nhỏ, kèm thẻ ghi ngày ký và tên văn bản, giá trị vừa phải để không vướng quy định quà tặng bên đối tác.
Đối tác nói công ty họ không cho nhận quà thì làm sao?
Hãy tôn trọng và đừng tìm cách tặng vòng. Bạn có thể gửi ảnh lễ ký đóng khung tặng chung văn phòng đối tác, hoặc một thư cảm ơn viết tay của lãnh đạo. Những thứ ấy gần như không có giá trị vật chất nên thường được chấp nhận, mà vẫn giữ được ý nghĩa của buổi lễ.
Quà ký kết nên khắc tên người hay tên công ty?
Nên khắc tên sự kiện, tên hai đơn vị và ngày ký. Khắc tên cá nhân làm món quà trở thành quà riêng, dễ vướng quy định nội bộ của người nhận. Nếu muốn có dấu ấn cá nhân, hãy viết vài dòng tay trên thiệp đặt trong hộp thay vì khắc lên vật.
Bên mình là bên nhỏ hơn thì có cần tặng quà không?
Không bắt buộc. Quà ký kết là cử chỉ, không phải nghĩa vụ. Một đơn vị nhỏ có thể chọn món giá trị thấp nhưng có câu chuyện riêng, như một món thủ công của địa phương nơi công ty đặt trụ sở. Sự chỉn chu khi chuẩn bị quan trọng hơn giá trị món quà.
Ký kết trực tuyến thì có trao quà không?
Có thể gửi quà sau, qua đường bưu chính hoặc nhờ người đi công tác mang sang. Khi đó hãy gửi kèm thư ngắn nhắc ngày ký và ảnh chụp màn hình buổi ký có sự đồng ý của mọi người. Món quà nên nhẹ, dễ đóng gói, không thuộc nhóm hàng phải kiểm dịch ở nước nhận.
Có nên tặng phong bì hoặc thẻ quà tặng thay cho hiện vật không?
Không nên. Tiền mặt, thẻ có giá trị quy đổi được ra tiền thường bị coi là vi phạm quy định quà tặng ở hầu hết doanh nghiệp, kể cả khi giá trị nhỏ. Hiện vật mang tính kỷ niệm luôn an toàn và dễ hiểu hơn đối với cả hai bên.