Khi đối tác nước ngoài mang quà tới, người đứng ra nhận nên là người ngang vai với người trao, nhận bằng hai tay và cảm ơn ngay; có mở quà tại chỗ hay không thì nên theo lời mời của người tặng; đáp lễ bằng một món đã chuẩn bị sẵn nếu có, hoặc bằng thư cảm ơn kèm quà gửi sau nếu chưa có. Sau buổi gặp, món quà cần được ghi vào sổ quà tặng theo quy định nội bộ của đơn vị.
Bài này viết cho lãnh đạo, thư ký và bộ phận đối ngoại của doanh nghiệp, cơ quan khi tiếp đối tác nước ngoài. Nó bổ sung cho phần chọn quà tặng khách: ở đây bạn ở vị trí người nhận. Bài không bàn chuyện từ chối quà vì lý do liêm chính nói chung; chỉ nhắc nguyên tắc khi món quà có thể dính tới việc đang giải quyết.
Ai đứng ra nhận và nhận thế nào
Nguyên tắc chung là ngang vai: trưởng đoàn khách trao cho người đứng đầu bên chủ nhà, thành viên đoàn trao cho người phụ trách tương ứng. Nếu người đứng đầu bên mình vắng mặt, người được uỷ quyền tiếp đoàn nhận thay và nói rõ sẽ chuyển món quà cùng lời cảm ơn tới lãnh đạo. Không để nhân viên lễ tân nhận thay trong buổi trao chính thức, vì như vậy dễ bị hiểu là xem nhẹ.
Khi nhận, đứng dậy, nhận bằng hai tay hoặc tay phải có tay trái đỡ, nhìn người trao và nói lời cảm ơn. Cử chỉ này quen thuộc ở Việt Nam và nhiều nước châu Á, còn với khách phương Tây, nó vẫn được hiểu là trân trọng. Nếu khách giới thiệu món quà, lắng nghe trọn, hỏi thêm một câu nếu có thể, ví dụ món này đến từ vùng nào của nước họ.
Sau đó đặt món quà lên một bàn phụ đã chuẩn bị, không để dưới sàn, không đặt chồng lên tài liệu. Chi tiết nhỏ này khách nhìn thấy, và nó nói lên việc món quà được đối xử thế nào. Nếu có chụp ảnh, mời hai bên cùng đứng với món quà trước khi đặt nó xuống.
Với món quà nặng hoặc cồng kềnh, như một bức tranh lớn hay một bình gốm cao, người nhận đặt tay lên món quà khi chụp ảnh là đủ, còn việc khiêng chuyển để nhân viên hai bên phối hợp. Đừng cố ôm lấy món quà nặng chỉ để giữ đúng phép nhận bằng hai tay, vì một cú trượt tay trong lúc cả phòng đang nhìn sẽ khó xử hơn nhiều.
Mở quà tại chỗ hay để sau
Theo lời mời của người tặng. Nếu người tặng nói "anh chị mở ra xem đi", hãy mở, xem kỹ, khen một chi tiết cụ thể. Ở nhiều nước phương Tây, đây là cách bày tỏ sự trân trọng quen thuộc, và người tặng mong được thấy phản ứng của người nhận.
Khi người tặng không nói gì. Có thể hỏi nhẹ một câu, kiểu "bên mình xin phép mở ra xem ngay nhé", rồi nhìn phản ứng của khách. Khách gật đầu thì mở; khách lưỡng lự thì cảm ơn và đặt món quà sang bàn phụ. Nhiều khách châu Á quen để người nhận mở sau, nên việc không mở ngay hoàn toàn không phải là thiếu lịch sự.
Khi món quà đóng gói cầu kỳ. Mở cẩn thận, không xé giấy vội. Với một số nền văn hoá, cách gói là một phần của món quà, và việc mở trân trọng cũng là cách trân trọng người tặng.
Khi có nhiều quà cùng lúc. Với đoàn đông, mỗi thành viên mang một món, không cần mở hết tại chỗ. Cảm ơn chung, mở món của trưởng đoàn nếu được mời, các món khác để sau và cảm ơn riêng trong thư.
Đáp lễ khi chưa chuẩn bị quà
Tình huống hay gặp: đối tác mang quà tới mà bên mình không biết trước, không chuẩn bị gì. Đừng vội lấy một món có sẵn trong văn phòng, như tập lịch, chiếc cốc in logo, để đáp lễ ngay; món vội vàng làm lộ sự lúng túng hơn là không đáp lễ tại chỗ. Cách tốt hơn là cảm ơn trọn vẹn, và chủ động nói sẽ có món quà gửi tới trước khi khách về.
Nếu khách còn ở lại một hai ngày, chuẩn bị một món đáp lễ phù hợp và trao ở buổi gặp tiếp theo, hoặc gửi tới khách sạn kèm thiệp. Nếu khách bay ngay, gửi quà về văn phòng của họ trong vài tuần, kèm thư cảm ơn và ảnh buổi gặp. Đáp lễ muộn mà chu đáo vẫn tốt hơn đáp lễ ngay mà sơ sài.
Để không bị động, nhiều đơn vị thường xuyên tiếp khách nước ngoài giữ sẵn một vài món quà dự phòng trong tủ: vài hộp sơn mài nhỏ, vài khăn lụa, vài món gốm đóng hộp, kèm thẻ giới thiệu song ngữ đã in. Tủ quà dự phòng cần được kiểm định kỳ, thay món đã dùng, và ghi lại món đã trao cho ai để tránh tặng trùng.
Cân món đáp lễ với món đã nhận
Đáp lễ không có nghĩa là trả lại một món đúng giá trị; nó là cử chỉ tương xứng. Bảng dưới gợi ý cách cân nhắc.
| Món đã nhận | Đáp lễ hợp | Điều nên tránh |
|---|---|---|
| Món lưu niệm nhỏ từ nước khách | Một món nhỏ thủ công Việt cùng tầm | Đáp lễ bằng món quá đắt, khiến khách khó xử |
| Món trang trọng cho tổ chức, như tranh, bình | Món tương xứng cho tổ chức khách, trao trong buổi gặp sau hoặc gửi tới | Đáp lễ bằng quà cá nhân cho trưởng đoàn |
| Đồ ăn đặc sản nước khách | Món không phải đồ ăn, hoặc trà, cà phê đóng gói kín có nhãn rõ | Đồ ăn tươi, dễ hỏng |
| Sách, ấn phẩm về công ty khách | Ấn phẩm hoặc món nhỏ giới thiệu đơn vị mình, địa phương mình | Bỏ qua không đáp, như thể ấn phẩm không phải quà |
| Món có giá trị lớn bất thường | Cân nhắc theo quy định nội bộ, có thể phải báo cáo hoặc từ chối khéo | Nhận và giữ riêng mà không báo cáo |
Với món có giá trị lớn bất thường, đặc biệt khi hai bên đang đàm phán, đấu thầu hay có việc đang chờ bên mình giải quyết, nguyên tắc chung theo pháp luật về phòng, chống tham nhũng và quy định của nhiều doanh nghiệp là không nhận quà liên quan tới việc đang xử lý. Cách xử lý cụ thể theo quy chế của đơn vị.
Ghi sổ quà tặng sau buổi gặp
Nhiều doanh nghiệp, cơ quan có quy định nội bộ về quà tặng, yêu cầu ghi lại quà nhận từ đối tác. Ngay cả khi đơn vị bạn chưa có quy định, một cuốn sổ đơn giản vẫn rất có ích.
- Ghi ngày nhận, tên đơn vị và người tặng, dịp, người nhận bên mình.
- Mô tả món quà: loại, chất liệu, kích thước gần đúng; chụp ảnh kèm theo.
- Ước lượng giá trị nếu quy định nội bộ yêu cầu, không cần hỏi người tặng.
- Ghi món quà thuộc về ai: cá nhân hay đơn vị, đặt ở đâu.
- Ghi món đã đáp lễ, ngày đáp lễ, cách đáp lễ.
- Báo cáo theo quy chế nếu món quà vượt ngưỡng hoặc liên quan tới việc đang xử lý.
Sổ quà tặng còn là bộ nhớ của đơn vị. Khi người phụ trách đối ngoại thay đổi, người mới mở sổ ra là biết đối tác nào đã tặng gì, mình đã đáp gì, để lần gặp sau không tặng trùng, không quên cảm ơn. Đây là việc nhỏ nhưng giữ được sự liền mạch trong quan hệ nhiều năm.
Thư cảm ơn sau khi nhận quà
Thư cảm ơn nên gửi trong vòng vài ngày sau buổi gặp, bằng ngôn ngữ người nhận đọc được, thường là tiếng Anh. Thư ngắn: cảm ơn chuyến thăm, cảm ơn món quà và nói cụ thể món quà đang được đặt ở đâu, ví dụ ở phòng họp chính hay trên kệ trong phòng làm việc của lãnh đạo. Chi tiết cụ thể cho thấy món quà thật sự được trân trọng, không bị cất vào kho.
Nếu có ảnh món quà tại vị trí mới, đính kèm một tấm. Đối tác thường rất vui khi thấy món quà mình chọn đã có chỗ đứng. Kèm thêm ảnh buổi gặp nếu có, đặc biệt là ảnh hai bên cùng đứng với món quà.
Thư do người đã nhận quà ký, hoặc người đứng đầu đơn vị nếu món quà dành cho tổ chức. Một dòng viết tay ở cuối thư in, nếu gửi bằng đường bưu chính, làm lá thư ấm hơn hẳn. Với thư điện tử, câu chữ cụ thể và chân thành thay cho nét chữ tay. Đừng dùng mẫu thư chung gửi cho mọi đối tác, vì người nhận đọc là biết ngay.
Trưng bày quà của đối tác trong văn phòng
Quà dành cho đơn vị nên có chỗ đứng rõ ràng: một kệ trưng bày ở phòng khách, phòng họp lớn, hoặc hành lang dẫn vào khu làm việc. Bên cạnh mỗi món có thể đặt một tấm nhãn nhỏ ghi tên đối tác tặng, dịp và năm. Kệ quà như vậy vừa là cách trân trọng người tặng, vừa kể cho khách đến sau về mạng lưới quan hệ của đơn vị.
Khi đối tác quay lại thăm, nếu món quà của họ đang được trưng bày ở chỗ dễ thấy, đó là chi tiết họ nhận ra ngay. Nhiều người lo đối ngoại có thói quen kiểm tra trước buổi gặp, đưa món quà của đối tác sắp tới ra vị trí nổi bật hơn. Việc nhỏ ấy không tốn gì mà nói được rất nhiều.
Cần lưu ý chuyện bảo quản: tranh sơn mài, đồ gỗ tránh nắng chiếu trực tiếp; gốm sứ đặt chỗ ít người qua lại để tránh va chạm; vải, lụa nên để trong tủ kính tránh bụi và ẩm. Với món quà đến từ nước có khí hậu khác, hỏi người tặng cách giữ nếu cần. Một món quà xuống cấp vì cất giữ cẩu thả sẽ là điều khó giải thích khi người tặng ghé thăm lần sau.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tặng lại quà của đối tác cho người khác không?
Quà dành cho đơn vị nên được giữ và trưng bày ở đơn vị. Quà cá nhân có thể dùng theo ý người nhận, nhưng tránh tặng lại trong cùng mạng lưới quan hệ, vì người tặng ban đầu có thể nhìn thấy. Nếu quy định nội bộ yêu cầu nộp lại quà vượt ngưỡng, làm theo quy định đó.
Đối tác tặng rượu thì xử lý thế nào?
Cảm ơn và nhận như mọi món quà khác. Ghi vào sổ quà tặng, xử lý theo quy định nội bộ. Rượu chỉ dành cho người đủ 18 tuổi trở lên, không ép ai uống. Nếu đơn vị không cho phép rượu ở nơi làm việc, cất giữ đúng nơi quy định và cảm ơn người tặng như bình thường.
Nhận quà rồi mới biết giá trị quá lớn thì làm sao?
Báo cáo theo quy chế của đơn vị. Nếu quy định yêu cầu trả lại, viết thư cảm ơn trân trọng, giải thích ngắn rằng quy định nội bộ không cho phép giữ món quà có giá trị như vậy, và gửi trả cẩn thận. Đối tác chuyên nghiệp hiểu và tôn trọng điều này.
Có cần đáp lễ khi đối tác chỉ tặng ấn phẩm, sách về công ty họ?
Không bắt buộc đáp lễ bằng quà, nhưng nên cảm ơn và có thể tặng lại ấn phẩm giới thiệu đơn vị mình hoặc một món nhỏ về địa phương. Quan trọng là đừng coi ấn phẩm như tờ rơi, vì với nhiều đối tác, đó là món quà họ chuẩn bị chu đáo.
Ai giữ món quà khi người nhận chuyển công tác?
Quà dành cho đơn vị thuộc về đơn vị, ở lại văn phòng khi người nhận chuyển đi. Quà cá nhân thuộc về người nhận. Đó là lý do nên ghi rõ trong sổ quà tặng món nào thuộc về ai ngay từ đầu, để khỏi bàn lại sau nhiều năm.
Đối tác mang quà cho từng nhân viên tham gia buổi gặp thì sao?
Mỗi người nhận và cảm ơn trực tiếp. Sau buổi gặp, ghi chung vào sổ quà tặng theo danh sách, và trong thư cảm ơn chung, nhắc rằng cả nhóm đều cảm kích. Nếu quy định nội bộ yêu cầu khai báo từng món, mỗi người tự khai theo quy định.