Ở lễ khánh thành và kỷ niệm thành lập, quà mừng đến tay chủ nhà theo ba đường: gửi tới trước ngày lễ, gửi ở bàn đón tiếp khi đến dự, hoặc trao trên sân khấu theo lời mời của ban tổ chức. Món lớn nên gửi trước; món vừa và nhỏ gửi ở bàn đón tiếp; còn lên sân khấu thì chỉ khi có tên trong chương trình, và mang theo vật tượng trưng gọn trong tay chứ không khiêng món thật lên.
Một buổi lễ thường có hàng chục, có khi hàng trăm đơn vị khách. Chủ nhà bận đón đại biểu, lo kịch bản, lo thời tiết. Khách mời biết cách đưa quà sao cho gọn là đã góp phần làm buổi lễ suôn sẻ. Bài này đi qua từng cách, từ chuẩn bị tới lúc bắt tay chụp ảnh, và những tình huống khó hay gặp.
Ba đường quà mừng tới tay chủ nhà
Mỗi cách hợp với một loại quà và một mức quan hệ. Hỏi ban tổ chức trước để chọn đúng.
| Cách | Hợp với | Cần chuẩn bị |
|---|---|---|
| Gửi tới trước ngày lễ | Món lớn, nặng, dễ vỡ, cần lắp đặt | Hẹn người nhận, xe chở, biên bản đơn giản, ảnh lúc giao |
| Gửi ở bàn đón tiếp | Món vừa và nhỏ, quà của khách mời thông thường | Thiệp có tên đơn vị, danh thiếp, đến sớm trước giờ lễ |
| Trao trên sân khấu | Đơn vị được ban tổ chức mời: nhà đầu tư, đối tác chiến lược, đơn vị cấp trên, đơn vị kết nghĩa | Vật tượng trưng, người trao đúng cấp, nắm thứ tự trong kịch bản |
| Trao riêng sau lễ | Món đặt làm chưa kịp, hoặc quà mang tính cá nhân hơn | Hẹn lịch với lãnh đạo bên nhận, đến đúng giờ, gọn |
Nhiều đơn vị dùng kết hợp hai cách: món thật gửi trước, hôm lễ lên trao vật tượng trưng. Cách này vừa có hình ảnh đẹp trên sân khấu, vừa không bắt ai phải khiêng đồ nặng qua đám đông. Khi chưa rõ ban tổ chức muốn thế nào, một cuộc gọi ngắn với đầu mối khách mời sẽ cho bạn câu trả lời.
Gửi quà trước ngày lễ
Với món lớn như tranh khổ rộng, bình gốm cao, tranh đồng nặng, gửi trước là cách tốt nhất cho cả hai bên.
- Hỏi đầu mối ban tổ chức: nhận quà từ ngày nào, ở đâu, ai ký nhận, có cần đăng ký xe vào toà nhà hay khu công nghiệp không.
- Báo trước kích thước, trọng lượng, có cần lắp đặt không, để họ chuẩn bị chỗ và người.
- Gắn thẻ tên đơn vị tặng ở cả thùng ngoài lẫn trên món quà, kèm thiệp chúc mừng.
- Giao đúng hẹn, mở thùng kiểm tra cùng người nhận, chụp ảnh tình trạng món quà.
- Ký một biên bản đơn giản hoặc nhận một tin nhắn xác nhận đã nhận.
- Hôm lễ, đại diện đơn vị chỉ cần mang thiệp hoặc vật tượng trưng nếu được mời lên trao.
Gửi quá sớm cũng không tốt: một tuần trước lễ, chủ nhà có thể chưa có chỗ cất món quà lớn, dễ để ở hành lang và va quệt. Một tới hai ngày trước thường là vừa.
Gửi quà ở bàn đón tiếp
Đây là cách phổ biến nhất với phần đông khách mời. Đến sớm mười lăm tới hai mươi phút trước giờ lễ, ký sổ khách mời, gửi quà kèm thiệp và danh thiếp cho người phụ trách. Nhiều ban tổ chức có người ghi sổ quà mừng; hãy đọc rõ tên đơn vị để họ ghi đúng, vì sau buổi lễ chủ nhà sẽ dựa vào sổ này để gửi lời cảm ơn.
Thiệp chúc mừng nên ghi rõ tên đơn vị, tên người đại diện, lời chúc ngắn và chữ ký của lãnh đạo bên bạn nếu có. Gắn thiệp chắc vào món quà, không để rời; quà mừng ở bàn đón tiếp thường được chuyển vào phòng riêng, thiệp rời ra là không ai biết món nào của ai.
Nếu đến muộn khi buổi lễ đã bắt đầu, hãy đứng chờ ở khu đón tiếp cho tới lúc phù hợp, gửi quà cho nhân viên, đừng đi xuyên qua hàng ghế khách mời. Món quà vẫn được ghi nhận như thường.
Với quà có rượu đi kèm, nên giữ ở mức vừa phải và chỉ khi biết người nhận là người trưởng thành, không có lý do kiêng; buổi lễ có tiệc thì càng không nên ép ai uống. Với quà là thực phẩm như bánh, trà, đặc sản vùng, ghi hạn dùng rõ ràng trên thiệp, vì quà ở bàn đón tiếp có khi vài ngày sau mới được mở. Món mau hỏng nên gửi riêng cho bộ phận hậu cần để họ dùng ngay trong ngày.
Lên sân khấu trao quà: những điều cần nắm
Chỉ lên khi có tên trong kịch bản. Ban tổ chức sẽ báo trước danh sách và thứ tự. Nếu bạn không được báo, đừng tự đề nghị lên trong buổi lễ; hãy gửi ở bàn đón tiếp.
Người trao đúng cấp. Người lên trao nên có vị trí tương đương người nhận bên chủ nhà, thường là lãnh đạo đơn vị. Cử nhân viên lên trao cho tổng giám đốc dễ bị hiểu là thiếu coi trọng.
Cầm vật tượng trưng gọn trong tay. Một tấm bảng ghi tên món quà, một phong thư đựng thiệp, một mô hình nhỏ, hay chính món quà nếu nó nhỏ. Không khiêng món lớn lên sân khấu.
Đứng đúng vị trí, trao bằng hai tay. Người dẫn chương trình hoặc nhân viên lễ tân sẽ chỉ chỗ. Trao, bắt tay, quay về phía máy ảnh vài giây, rồi xuống theo lối được hướng dẫn.
Nói ngắn nếu được mời nói. Một hai câu: đại diện đơn vị nào, mừng dịp gì, chúc điều gì. Không biến lúc trao quà thành bài phát biểu.
Trang phục hợp không khí. Lễ khánh thành ngoài trời có khi phải đội mũ bảo hộ, đi trên nền cát. Hỏi trước để chọn giày và trang phục cho phù hợp.
Chụp ảnh và chia sẻ sau buổi lễ
Ảnh trao quà là thứ cả hai bên sẽ dùng lại: chủ nhà cho kỷ yếu, bản tin nội bộ; bên tặng cho báo cáo hoạt động đối ngoại. Thường ban tổ chức có thợ ảnh riêng và sẽ gửi ảnh sau lễ; bạn có thể nhờ đồng nghiệp chụp thêm từ dưới sân khấu, nhưng không chen lên phía trước che tầm nhìn của khách khác.
Trước khi đăng ảnh buổi lễ lên trang của đơn vị mình, nên đợi chủ nhà công bố thông tin chính thức, hoặc hỏi họ có ngại không. Có những buổi lễ có đại biểu, khách nước ngoài không muốn hình ảnh xuất hiện công khai. Khi đăng, nhắc tên chủ nhà và dịp lễ là phần chính, phần quà của bạn chỉ là chi tiết.
Tránh đăng ảnh có thể lộ giá trị món quà hay gây so sánh với quà của đơn vị khác. Một bài đăng chúc mừng ngắn, ảnh đẹp, giọng trân trọng là đủ.
Những tình huống khó và cách xử lý
Quà chưa tới kịp giờ lễ. Báo ngay với đầu mối ban tổ chức, xin lỗi ngắn gọn, hẹn giao sau lễ. Nếu được mời lên trao, vẫn lên với thiệp và nói món quà sẽ được gửi tới sau.
Lãnh đạo bên bạn không đến được. Báo ban tổ chức sớm, cử người thay có vị trí gần nhất, kèm thư chúc mừng có chữ ký của lãnh đạo. Người thay đọc hoặc trao thư khi được mời.
Quà trùng với đơn vị khác. Cứ trao bình thường, không bình luận. Sau lễ, nếu thân, có thể nhắn bên nhận rằng họ có thể đặt món quà ở chi nhánh khác.
Chủ nhà từ chối nhận quà. Một số cơ quan, doanh nghiệp có quy định không nhận quà vật chất. Đừng ép, đừng để lại. Gửi lời chúc mừng bằng thư và cảm ơn vì đã được mời.
Quà bị hư khi đã trao. Nếu phát hiện vết nứt, vỡ sau khi trao, hãy chủ động liên hệ, nhận lại để sửa hoặc thay, không để bên nhận tự xoay xở.
Nếu bạn ở phía chủ nhà: sắp xếp việc nhận quà
Bài này viết cho khách mời, nhưng người ở phía tổ chức cũng có thể làm khách dễ chịu hơn bằng vài việc nhỏ:
- Ghi rõ trong giấy mời cách nhận quà. Một dòng "quà mừng xin gửi tại bàn đón tiếp" hoặc "đơn vị gửi quà lớn xin liên hệ trước" giúp khách khỏi phải đoán.
- Có một đầu mối nhận quà trước lễ. Tên, giờ nhận, địa điểm, quy trình vào toà nhà; nhất là trụ sở trong khu công nghiệp hay toà nhà văn phòng cho thuê.
- Bàn đón tiếp có người ghi sổ. Mỗi món một dòng: đơn vị, người đại diện, món quà, có thiệp không. Sổ này là cơ sở để gửi lời cảm ơn.
- Có phòng riêng để quà. Không để quà chất đống sau sân khấu, nơi nhân viên kỹ thuật đi lại.
- Báo trước cho đơn vị được mời lên trao. Gửi kịch bản phần trao quà, thứ tự, vị trí đứng, để họ chuẩn bị người và vật tượng trưng.
- Cảm ơn sau lễ. Một thư cảm ơn kèm ảnh trao quà gửi tới từng đơn vị trong vòng một hai tuần.
Sau buổi lễ: lời cảm ơn và theo dõi món quà
Vài ngày sau buổi lễ, gửi một tin nhắn hay thư ngắn cảm ơn vì đã được mời, nhắc một chi tiết bạn ấn tượng trong buổi lễ. Việc này giúp quan hệ giữa hai bên thêm ấm, và cũng là dịp để hỏi nhẹ món quà đã được đặt ở đâu, có cần hỗ trợ gì không.
Nếu món quà cần bảo dưỡng như tranh sơn mài cần lau đúng cách, bình gốm cần kiểm tra chân đế, đồng hồ cần thay pin, hãy gửi kèm một tờ hướng dẫn ngắn cho bộ phận hành chính bên nhận. Người phụ trách văn phòng sẽ cảm ơn bạn nhiều năm sau, khi món quà vẫn đẹp như ngày đầu.
Cuối cùng, ghi lại trong hồ sơ đối ngoại của đơn vị bạn: dịp gì, tặng món gì, ai đi dự. Lần sau khi đối tác kỷ niệm mốc tiếp theo, bạn sẽ biết lần trước đã tặng gì để chọn món khác, và không ai phải ngồi nhớ lại.
Câu hỏi thường gặp
Có cần mặc trang phục trang trọng khi lên trao quà?
Nên mặc trang phục công sở lịch sự như áo sơ mi, vest hoặc áo dài. Với lễ ngoài trời ở công trường, nhà máy, ban tổ chức thường phát mũ và có thể yêu cầu giày kín; hỏi trước để chuẩn bị.
Nên mang quà tới lễ hay gửi trước nếu món quà cỡ vừa?
Món vừa, xách được bằng một tay, có thể mang tới và gửi ở bàn đón tiếp. Nếu phải hai người khiêng, hoặc có kính, gốm dễ vỡ, nên gửi trước. Hỏi ban tổ chức cách họ muốn nhận là chắc nhất.
Lên sân khấu trao quà thì nên nói gì?
Nếu người dẫn chương trình không mời nói, chỉ cần bắt tay, nói lời chúc mừng ngắn với người nhận. Nếu được mời nói, giới thiệu đơn vị, nêu món quà và lời chúc trong một hai câu, rồi cảm ơn.
Không được mời lên sân khấu có phải là bị xem nhẹ?
Không. Thời gian buổi lễ có hạn, ban tổ chức chỉ mời một số đơn vị theo vai trò như nhà đầu tư, đơn vị cấp trên, tổng thầu. Quà gửi ở bàn đón tiếp vẫn được ghi nhận và cảm ơn đầy đủ.
Đến dự lễ mà quên thiệp thì làm sao?
Hỏi bàn đón tiếp xin một tấm thiệp trắng hoặc giấy, viết tay tên đơn vị và lời chúc, kẹp danh thiếp. Thiệp viết tay gọn gàng không hề kém trang trọng so với thiệp in sẵn.
Có nên tặng quà riêng cho từng lãnh đạo bên nhận trong lễ?
Không nên. Quà mừng khánh thành, kỷ niệm thành lập là quà cho đơn vị. Tặng riêng cá nhân trong lễ dễ gây khó xử, nhất là khi có quy định về nhận quà tặng. Nếu có quan hệ riêng, nên chọn một dịp khác.