Quà mừng kỷ niệm thành lập công ty đối tác nên tăng dần độ trang trọng theo mốc năm: mốc 5 – 10 năm hợp với món bày trên bàn làm việc hoặc phòng họp, mốc 20 – 30 năm hợp với tranh, bình gốm khổ lớn hoặc tác phẩm đặt làm riêng, còn mốc 50 năm trở lên thường dành cho những món có giá trị lưu giữ lâu dài. Món quà được nhớ nhất là món kể lại chặng đường hai bên đã đi cùng nhau, không phải món đắt nhất.
Lễ kỷ niệm thành lập là dịp một doanh nghiệp nhìn lại chặng đường, cảm ơn khách hàng, đối tác, người lao động. Khách được mời thường là những người đã gắn bó. Chọn quà cho dịp này khác với chọn quà khánh thành: không có toà nhà mới cần lấp chỗ trống, nhưng có một câu chuyện dài cần được ghi nhận. Bài này đi từ mốc năm tới món quà, và những chi tiết giúp món quà nói đúng điều bạn muốn nói.
Mốc kỷ niệm có ý nghĩa gì với một doanh nghiệp
Ở Việt Nam, doanh nghiệp thường tổ chức lễ kỷ niệm lớn vào các mốc tròn: 5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm, 25 năm, 30 năm và các mốc chẵn tiếp theo. Mốc năm năm là dấu hiệu doanh nghiệp đã qua giai đoạn khởi đầu nhiều rủi ro. Mốc mười năm là lúc thương hiệu đã có chỗ đứng. Mốc hai mươi, ba mươi năm thường đi cùng chuyện chuyển giao giữa thế hệ sáng lập và thế hệ kế tiếp. Mốc năm mươi năm trở lên hiếm hơn nhiều, thường là doanh nghiệp có lịch sử từ thời bao cấp hoặc doanh nghiệp gia đình qua nhiều đời.
Hiểu mốc năm giúp bạn chọn giọng điệu cho món quà. Ở mốc năm năm, món quà nên mang tinh thần chúc đi tiếp, gọn và trẻ trung. Ở mốc ba mươi năm, món quà nên có chiều sâu, trân trọng người sáng lập và những gì họ đã gây dựng. Một bức tranh trẻ trung, nhiều màu sắc có thể hợp với công ty công nghệ tròn năm tuổi, nhưng sẽ lạc lõng trong lễ kỷ niệm năm mươi năm của một nhà máy lâu đời.
Nhiều doanh nghiệp còn mượn cách gọi mốc năm của phương Tây như kỷ niệm bạc cho 25 năm, kỷ niệm vàng cho 50 năm. Đây là cách gọi vay mượn, không phải lệ bắt buộc; nếu chủ nhà dùng, bạn có thể chọn món có điểm nhấn màu bạc hay màu vàng cho hợp chủ đề, không cần phải là kim loại quý.
Chọn quà theo mốc năm
Bảng dưới là gợi ý khởi điểm, cần điều chỉnh theo mức quan hệ và quy mô của đối tác. Một công ty nhỏ mười người tròn mười năm vẫn có thể nhận một món giản dị mà thân tình.
| Mốc năm | Tinh thần món quà | Món thường hợp |
|---|---|---|
| 5 năm | Ghi nhận chặng đầu, chúc đi tiếp | Bộ ấm chén đẹp, đồng hồ để bàn mỹ nghệ, bình gốm cỡ vừa cho phòng họp |
| 10 năm | Đánh dấu một thập kỷ, trân trọng sự bền bỉ | Tranh sơn mài khổ vừa, bộ bình đôi, sổ lưu bút bìa sơn mài để khách viết lời chúc |
| 15 – 20 năm | Ghi nhận vị thế, quan hệ đã sâu | Tranh khổ lớn cho sảnh, tranh đồng, món đặt làm có hình ảnh liên quan tới ngành nghề |
| 25 – 30 năm | Tri ân người sáng lập, nhìn lại chặng dài | Tác phẩm đặt làm về lịch sử công ty, tranh vẽ trụ sở đầu tiên, bộ ảnh tư liệu phục chế |
| 50 năm trở lên | Tôn vinh truyền thống, giá trị lưu giữ | Món thủ công công phu có chứng thư, sách ảnh, quà góp vào phòng truyền thống |
Mức đầu tư cho món quà nên chia theo tầng món nhỏ, món vừa, món lớn, tương ứng với mức quan hệ. Không nhất thiết mốc năm lớn hơn thì món quà phải đắt hơn; điều cần tăng là độ công phu và độ riêng tư của món quà.
Món quà kể lại chặng đường đã đi cùng nhau
Tranh vẽ trụ sở đầu tiên. Nhiều doanh nghiệp khởi đầu ở một căn phòng thuê nhỏ, một xưởng tạm. Xin ảnh cũ từ bộ phận truyền thông của đối tác, nhờ hoạ sĩ vẽ lại bằng sơn dầu hay màu nước, đóng khung đẹp. Người sáng lập nhìn thấy sẽ nhận ra ngay.
Bộ ảnh tư liệu của hai bên. Nếu hai doanh nghiệp đã hợp tác lâu, ảnh lần ký kết đầu tiên, lần làm dự án chung đầu tiên, các chuyến thăm qua lại có thể chọn lọc, in đẹp, đóng thành một cuốn album nhỏ. Hỏi trước bộ phận truyền thông của bạn về quyền dùng ảnh.
Sổ lưu bút cho ngày kỷ niệm. Một cuốn sổ bìa sơn mài hay bìa vải đặt ở bàn đón tiếp để khách viết lời chúc, sau đó trao cho chủ nhà. Món này đặc biệt hợp nếu bạn là đối tác lâu năm, có thể đề nghị chủ nhà cho phép đặt.
Món gắn với ngành nghề của đối tác. Công ty vận tải biển có thể nhận mô hình thuyền gỗ thủ công; công ty xây dựng nhận tranh khảm vẽ một công trình họ làm; công ty sản xuất cà phê nhận bộ dụng cụ pha cà phê bằng gốm men làm tay. Món gắn với nghề cho thấy bạn hiểu họ.
Một món nhỏ cho toàn thể người lao động. Với đối tác rất thân, kèm theo quà cho lãnh đạo có thể là một hộp bánh hay một phần quà nhỏ cho bữa tiệc của nhân viên. Bàn trước với bên nhận để không trùng với kế hoạch của họ.
Các bước chọn và đặt món quà kỷ niệm
Lễ kỷ niệm thường được báo trước vài tuần, đủ để chuẩn bị chu đáo nếu bắt đầu sớm.
- Đọc kỹ thư mời: mốc năm, chủ đề lễ kỷ niệm, màu chủ đạo nếu có, địa điểm tổ chức là trụ sở hay khách sạn.
- Xác định mức quan hệ và tầng quà; thống nhất với lãnh đạo bên mình ai sẽ đại diện trao.
- Nếu chọn món đặt làm, liên hệ người làm ít nhất bốn đến sáu tuần trước lễ, xin phác thảo và tiến độ.
- Soạn dòng đề tặng ngắn, đưa lãnh đạo bên mình duyệt, kiểm tra kỹ tên đầy đủ của đối tác và mốc năm.
- Hỏi bên tổ chức về cách nhận quà: gửi trước tới trụ sở hay mang tới nơi tổ chức lễ.
- Nhận hàng, kiểm tra kỹ, chụp ảnh, đóng gói lại bằng hộp đẹp có lót.
- Hôm lễ, mang theo thiệp chúc mừng có chữ ký của lãnh đạo bên mình.
Chi tiết dễ sai nhất là con số mốc năm và tên pháp lý của đối tác. Một công ty đổi tên hai lần trong hai mươi năm có thể muốn ghi tên hiện tại, nhưng cũng có công ty muốn ghi cả tên khởi đầu; hỏi bộ phận truyền thông bên họ là chắc nhất.
Lễ kỷ niệm tổ chức ở khách sạn, đông khách
Nhiều doanh nghiệp tổ chức lễ kỷ niệm kèm đêm tri ân khách hàng ở khách sạn hay trung tâm hội nghị, có hàng trăm khách. Trong không gian đó, quà mừng thường được tiếp nhận ở bàn đón tiếp, có nhân viên ghi sổ và chụp ảnh. Món lớn mang tới dễ bị để chung một góc, có khi lẫn với quà của đơn vị khác.
Cách tốt nhất là gửi món lớn tới trụ sở đối tác trước hoặc sau buổi lễ một hai ngày, hôm lễ chỉ mang thiệp hoặc một món nhỏ tượng trưng. Nếu buổi lễ có phần đối tác lên chúc mừng, ban tổ chức sẽ mời theo danh sách; đại diện của bạn lên trao thiệp, bắt tay, chụp ảnh, rồi xuống. Mọi thứ diễn ra trong một hai phút.
Nếu buổi lễ có phần phát biểu của đối tác, hãy nhớ đây là ngày của chủ nhà. Lời chúc ngắn, nhắc một kỷ niệm hợp tác cụ thể, cảm ơn và chúc chặng đường tới. Không nên dùng sân khấu của người khác để giới thiệu doanh nghiệp mình.
Những điều nên tránh khi mừng kỷ niệm thành lập
Một số lỗi tưởng nhỏ nhưng dễ để lại ấn tượng không hay với chủ nhà:
- Ghi sai mốc năm hoặc năm thành lập. Kiểm tra kỹ, vì có doanh nghiệp tính từ ngày cấp phép, có doanh nghiệp tính từ ngày khởi sự.
- Món quà mang tính dự đoán. Những câu như "chúc trăm năm phát đạt" in lên món quà là ổn, nhưng các vật phẩm hứa hẹn tài lộc, thăng tiến theo mệnh tuổi thì không phải ai cũng muốn bày.
- Quà quá đắt so với quan hệ. Đối tác có thể khó xử, nhất là khi hai bên đang trong một hợp đồng hay đàm phán.
- Gửi quà riêng cho cá nhân người phụ trách mua hàng. Quà kỷ niệm nên đứng tên và gửi cho doanh nghiệp, tránh hiểu nhầm về quan hệ lợi ích.
- Quên người sáng lập đã nghỉ. Nếu biết người sáng lập vẫn còn và có dự lễ, một lời chúc riêng gửi tới họ sẽ được trân trọng.
- Rượu làm quà chủ đạo. Có thể kèm cho người nhận trưởng thành, không ép uống, nhưng không nên là phần chính của món quà kỷ niệm.
Khi đối tác là doanh nghiệp nhà nước hoặc có vốn nhà nước
Lễ kỷ niệm của một tổng công ty, một ngân hàng, một doanh nghiệp có vốn nhà nước thường mang tính nghi lễ cao hơn, có lãnh đạo cấp trên tới dự. Quà mừng nên mang tính biểu trưng, đứng tên tổ chức, đặt ở không gian chung như phòng truyền thống, sảnh, phòng họp. Tránh những món mang tính cá nhân hay có giá trị lớn dễ bị hiểu sai.
Nguyên tắc phòng, chống tham nhũng áp dụng với người có chức vụ, quyền hạn trong những doanh nghiệp này: không nhận quà liên quan tới việc họ đang giải quyết. Nếu đơn vị bạn đang có hợp đồng, gói thầu chờ xử lý với đối tác, hãy cân nhắc chỉ gửi thư chúc mừng hoặc một món quà biểu trưng rất nhỏ. Không chắc thì hỏi bộ phận pháp chế bên mình.
Đây là nguyên tắc chung để định hướng, không thay cho quy định cụ thể của từng ngành, từng doanh nghiệp. Nhiều tập đoàn còn có bộ quy tắc ứng xử riêng về quà tặng, quy định cả việc nhân viên của họ được nhận quà gì, đến mức nào, phải khai báo ra sao. Hỏi thẳng bộ phận văn phòng của đối tác xem họ có quy định nào về quà mừng kỷ niệm là cách làm lịch sự, giúp cả hai bên yên tâm.
Câu hỏi thường gặp
Không dự được lễ kỷ niệm thành lập thì có nên gửi quà?
Có. Gửi thư chúc mừng có chữ ký lãnh đạo kèm một món quà tới trụ sở đối tác vào trước hoặc ngay sau ngày lễ. Trong thư, nêu lý do vắng mặt ngắn gọn và nhắc một kỷ niệm hợp tác để lời chúc không bị chung chung.
Quà kỷ niệm 10 năm thành lập công ty nên khắc chữ gì?
Một dòng ngắn gồm tên đơn vị tặng, lời mừng kỷ niệm 10 năm thành lập, tên đối tác, tháng năm. Có thể thêm một cụm chúc ngắn. Đặt ở mặt sau, chân đế hay góc khung, kiểm tra chính tả nhiều lần trước khi khắc.
Có nên tặng hoa thay quà kỷ niệm thành lập?
Hoa đẹp trong buổi lễ nhưng chỉ sống vài ngày. Với đối tác thân, nên có một món quà lưu giữ được, hoa chỉ đi kèm. Với đối tác mới quen, một lẵng hoa kèm thiệp là đủ lịch sự.
Món đặt làm không kịp ngày lễ thì làm sao?
Báo với đối tác rằng đơn vị bạn đã chuẩn bị một món đặt riêng, sẽ trao trong vài tuần tới. Hôm lễ mang thiệp và một món nhỏ thay thế. Đến khi món chính hoàn thành, hẹn một buổi trao riêng, thường còn được chủ nhà trân trọng hơn.
Quà kỷ niệm thành lập có cần thẻ giới thiệu không?
Với món thủ công có câu chuyện như tranh sơn mài, tranh khảm, gốm làm tay, một tấm thẻ nhỏ ghi chất liệu, nơi làm, ý nghĩa đề tài giúp chủ nhà kể lại cho khách. Nếu đối tác có khách nước ngoài, viết thẻ song ngữ.
Nhiều đối tác cùng tổ chức kỷ niệm trong một năm, có nên tặng giống nhau?
Có thể dùng một dòng sản phẩm chung để tiết kiệm công chọn, nhưng nên đổi đề tài, màu hay dòng đề tặng cho từng nơi. Đối tác trong cùng ngành thường gặp nhau và nhận ra quà giống hệt, dễ thấy mình chỉ là một tên trong danh sách.