Quà mừng khánh thành trụ sở công ty nên là một món dùng được hoặc bày được lâu năm trong không gian mới, mang tên đơn vị gửi tặng một cách kín đáo, và vừa với mức quan hệ giữa hai bên. Những món hay được chọn là tranh sơn mài hoặc tranh đồng cho sảnh, bình gốm lớn đặt góc tiếp khách, bộ ấm chén tốt cho phòng họp ban giám đốc, hoặc một món thủ công có câu chuyện riêng. Món càng lớn càng phải hỏi trước, vì chủ nhà là người phải sống với nó mỗi ngày.
Bài này viết cho người được mời, thường là thư ký, trưởng phòng hành chính hay chính lãnh đạo đơn vị khách, đang phải chốt một món trong vài ngày. Bài không bàn chuyện chọn quà theo mệnh, theo hướng nhà; ý nghĩa của hình tượng chỉ được nhắc như mỹ thuật dân gian. Điều quyết định một món quà khánh thành có được trân trọng hay không nằm ở chỗ khác: nó có hợp với toà nhà không, có làm khó người nhận không, và có được trao đúng lúc không.
Khánh thành trụ sở khác khai trương cửa hàng ở chỗ nào
Khai trương một cửa hàng là ngày mở cửa đón khách mua; khánh thành trụ sở là ngày một tổ chức chính thức đưa vào sử dụng toà nhà, văn phòng hay tầng làm việc mới của mình. Buổi lễ thường có phần cắt băng, phát biểu của lãnh đạo, giới thiệu công trình và tiệc nhẹ. Khách mời phần lớn là đối tác, khách hàng lớn, đại diện chính quyền nơi đặt trụ sở, nhà thầu và đơn vị thiết kế. Không khí vì thế trang trọng hơn và ít tính "bán hàng" hơn.
Điều đó kéo theo cách chọn quà. Ở cửa hàng, khách mừng thường gửi kệ hoa vì cần sự rực rỡ trước cửa trong vài ngày đầu. Ở trụ sở, chủ nhà nghĩ tới chuyện mười, hai mươi năm sau: bức tranh nào sẽ treo ở sảnh, món nào đặt trong phòng họp khi tiếp khách nước ngoài. Một món quà bền, đẹp và đúng tầm có cơ hội được giữ lại lâu, được giới thiệu với khách đến sau, và trở thành một phần ký ức của toà nhà.
Cũng vì vậy mà quà khánh thành trụ sở thường được ghi nhận theo tên đơn vị chứ không theo tên cá nhân. Người được cử đi dự lễ là đại diện; món quà nói thay cả công ty. Chọn một món vội vàng, không hợp, hoặc quá phô trương, là điều chủ nhà nhớ khá lâu, dù không bao giờ nói ra.
Ba tầng quà theo mức quan hệ giữa hai đơn vị
Không có quy định nào về giá trị quà mừng, nhưng giữa các doanh nghiệp có một thứ "cân" ngầm: món quà nên tương xứng với mức gắn bó, không thấp tới mức như xã giao, cũng không cao tới mức khiến bên nhận khó xử. Bảng dưới chia ba tầng để bạn có chỗ bắt đầu.
| Mức quan hệ | Món thường hợp | Ghi chú khi chọn |
|---|---|---|
| Quen biết, mới hợp tác một hai lần | Bộ ấm chén gốm men tốt, bình gốm cỡ vừa, tranh nhỏ treo phòng làm việc | Gọn, dễ đặt ở nhiều nơi, không cần hỏi trước về chỗ treo |
| Đối tác thường xuyên, khách hàng lâu năm | Tranh sơn mài hoặc tranh đồng khổ vừa, bình gốm lớn có chân đế, bộ đồ tiếp khách sơn mài | Nên hỏi bộ phận hành chính bên nhận về màu chủ đạo và vị trí dự kiến |
| Đối tác chiến lược, công ty mẹ – con, đơn vị cùng hệ thống | Tranh khổ lớn cho sảnh, bộ bình đôi, tác phẩm đặt làm riêng có dòng đề tặng | Phải bàn trước, có khi cần đặt làm từ một hai tháng; tránh trùng với quà của đơn vị khác |
Nếu nhiều phòng ban trong công ty bạn cùng có quan hệ với bên nhận, tốt hơn là gom thành một món chung đứng tên công ty, thay vì mỗi phòng gửi một món nhỏ. Bên nhận đỡ phải tìm chỗ cho năm sáu món lặt vặt, còn công ty bạn để lại một dấu ấn rõ ràng.
Những món hợp với sảnh và phòng họp mới
Tranh sơn mài cho sảnh. Sơn mài có chiều sâu màu và độ bóng hợp với không gian tiếp khách. Đề tài phong cảnh đồng quê, phố cổ, sen, tre thường dễ hợp với nhiều kiểu nội thất. Nên chọn khổ ngang nếu chưa biết vị trí, vì tường sảnh thường rộng hơn cao.
Tranh đồng hoặc tranh gò. Hợp với sảnh có tông màu trầm, gỗ, đá. Tranh đồng nặng, cần tường chịu lực và móc chắc; phải hỏi trước, không thì món quà đẹp sẽ nằm dựng ở chân tường hàng tháng.
Bình gốm lớn có chân đế. Đặt ở góc sảnh hoặc hai bên lối vào phòng họp. Men lam, men rạn, men ngọc đều dễ bày. Bình nên có đế gỗ vững và trọng lượng đủ để không đổ khi có người đi qua.
Bộ đồ tiếp khách. Một bộ ấm chén tốt kèm khay sơn mài cho phòng họp lãnh đạo là món được dùng hằng ngày, ít đụng hàng hơn tranh. Có thể kèm một hộp trà ngon, nhưng trà chỉ là phần đi kèm.
Món thủ công có câu chuyện riêng. Một bức tranh thêu phong cảnh nơi công ty khởi nghiệp, một món gốm vẽ hình toà nhà cũ, một bức khảm trai do nghệ nhân ở quê người sáng lập làm. Món loại này cần thời gian đặt, nhưng người nhận sẽ kể lại cho khách của họ.
Hỏi gì trước khi đặt món
Một cuộc gọi năm phút cho bộ phận hành chính hoặc người tổ chức lễ bên nhận có thể cứu bạn khỏi một món không có chỗ đặt. Hỏi nhẹ nhàng, nói rõ là đơn vị bạn muốn gửi quà mừng cho hợp với không gian mới.
- Sảnh và phòng họp đã có tranh, bình hay chưa, hay đang để trống chờ quà mừng.
- Tông màu chủ đạo của nội thất: gỗ ấm, trắng xám hiện đại, hay có màu thương hiệu riêng.
- Có quy định gì về treo tranh lên tường không, nhất là khi trụ sở nằm trong toà nhà cho thuê.
- Lễ khánh thành có phần trao quà trên sân khấu hay khách gửi quà ở bàn đón tiếp.
- Có đơn vị nào khác đã báo sẽ tặng món tương tự để tránh trùng.
- Nên gửi tới địa chỉ nào, vào ngày nào, ai ký nhận khi quà quá khổ cần xe chở riêng.
Nếu bên nhận ngại trả lời, đó cũng là thông tin: hãy chọn món gọn, dễ đặt, không phụ thuộc tường. Một bộ ấm chén đẹp hay một bình gốm cỡ vừa hiếm khi làm ai khó xử.
Món nên cân nhắc kỹ trước khi chọn
Có những món không sai, nhưng dễ thành gánh cho người nhận hoặc khiến món quà mất trang trọng. Trước khi chốt, rà lại danh sách dưới.
- Món quá cỡ so với sảnh. Bức tranh hai mét cho một sảnh nhỏ sẽ khiến không gian chật, và chủ nhà khó dời đi mà không mất lòng.
- Đồ điện tử, máy móc. Nhanh lỗi thời, dễ trùng với thứ công ty đã mua sắm theo kế hoạch, lại không mang được tên người tặng lâu dài.
- Vật phẩm gắn với chiêu tài, hợp mệnh. Không phải ai cũng chia sẻ niềm tin đó; một công ty có nhiều cổ đông, nhân viên thuộc các tôn giáo khác nhau sẽ ngại bày.
- Rượu làm quà chính. Có thể đi kèm ở mức vừa phải, người nhận phải là người trưởng thành và không ai bị ép uống; nhưng rượu không phải món để lại dấu ấn cho toà nhà.
- Món in tên đơn vị mình quá to. Dòng đề tặng nên nhỏ, đặt ở góc hoặc mặt sau; món quà là của người nhận, không phải bảng quảng cáo của người tặng.
- Món dễ vỡ không có hộp và đế. Gốm lớn giao không đóng gói kỹ, đến nơi nứt một vết, là cả buổi lễ không ai biết xử lý thế nào.
Gửi trước hay mang tới trong buổi lễ
Với món lớn, nặng, cần lắp đặt, cách gọn nhất là gửi tới trước một hai ngày, có người của bên nhận ký nhận và kiểm tra tình trạng. Hôm lễ, đại diện đơn vị bạn chỉ cần mang theo thiệp hoặc thẻ giới thiệu món quà, trao tượng trưng cho lãnh đạo bên nhận, và nếu có dịp thì chỉ cho họ thấy món quà đã đặt ở đâu. Cách này tránh cảnh hai nhân viên khệ nệ khiêng tranh qua giữa đám đông đang cắt băng.
Với món vừa và nhỏ, bạn có thể mang tới trong buổi lễ. Đến sớm mười lăm, hai mươi phút, gửi ở bàn đón tiếp kèm danh thiếp và thiệp chúc mừng ghi rõ tên đơn vị. Nhiều buổi lễ có người ghi sổ quà mừng; hãy đọc rõ tên công ty cho họ ghi đúng.
Nếu chương trình có phần các đơn vị lên trao quà trên sân khấu, ban tổ chức sẽ báo trước danh sách. Đừng tự ý lên khi không có tên; cũng đừng mang một món cồng kềnh lên sân khấu, chỉ cần mang phong thư, thẻ quà hay một mô hình nhỏ tượng trưng. Ảnh chụp lúc trao mới là thứ cả hai bên sẽ dùng lại.
Khi chủ nhà là cơ quan nhà nước hoặc đơn vị sự nghiệp
Lễ khánh thành trụ sở của một cơ quan, một bệnh viện công hay một trường công lập có những ràng buộc riêng. Nguyên tắc chung của pháp luật về phòng, chống tham nhũng là người có chức vụ không được nhận quà liên quan tới công việc họ đang giải quyết hoặc thuộc phạm vi quản lý của mình. Nếu đơn vị bạn đang có hồ sơ, gói thầu hay thủ tục chờ cơ quan đó xử lý, tốt nhất là không tặng quà vật chất, chỉ gửi lời chúc mừng chính thức.
Khi được mời với tư cách đơn vị bạn bè, không có quan hệ công việc đang treo, quà nên mang tính biểu trưng: một bức tranh hay một món mỹ nghệ treo ở không gian chung, đứng tên tổ chức, không phải thứ cá nhân lãnh đạo mang về nhà. Hỏi trước bộ phận văn phòng của cơ quan đó là cách lịch sự và an toàn cho cả hai bên.
Đây là nguyên tắc chung để bạn định hướng; quy định cụ thể thay đổi theo thời gian và theo ngành. Nếu không chắc, hãy hỏi bộ phận pháp chế của chính công ty bạn trước khi gửi.
Câu hỏi thường gặp
Quà mừng khánh thành trụ sở nên ghi tên người hay tên công ty?
Nên ghi tên công ty, có thể thêm tên người đại diện ở thiệp đi kèm. Món quà được bày trong không gian chung của bên nhận nhiều năm, và người được cử đi dự lễ có thể chuyển công tác; tên đơn vị mới là thứ bền.
Có nên tặng tiền mặt thay quà khi mừng khánh thành?
Giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, phong bì tiền mặt ít khi hợp với không khí lễ khánh thành và dễ gây khó xử về sổ sách. Một món quà biểu trưng hoặc một món dùng được trong văn phòng mới vẫn là lựa chọn trang trọng hơn.
Quà khánh thành có cần gói giấy hoa không?
Món lớn như tranh, bình thường đi trong hộp gỗ hoặc thùng có lót, kèm nơ vải hoặc dải lụa ở mặt trước. Gói giấy kín cả món khiến bên nhận phải bóc ngay tại sảnh. Thiệp và thẻ giới thiệu nên gắn bên ngoài để dễ thấy.
Nếu không được mời mà vẫn muốn mừng thì sao?
Bạn có thể gửi thư chúc mừng kèm một món nhỏ gọn tới sau ngày lễ, kèm lời nói rõ là đơn vị bạn biết tin và muốn chúc mừng. Không nên tự đến dự hoặc gửi món lớn khi chưa được mời, vì sẽ làm chủ nhà lúng túng.
Có nên đặt làm một tác phẩm riêng cho dịp khánh thành?
Nên, nếu bạn có ít nhất một hai tháng và quan hệ đủ thân để hỏi kỹ về không gian. Một tác phẩm đặt riêng về chính toà nhà hay chặng đường của bên nhận là quà khó quên, nhưng cần duyệt phác thảo và để dư thời gian cho thợ làm.
Món quà bị trùng với đơn vị khác thì xử lý thế nào?
Nếu biết trước, hãy đổi món. Nếu đến hôm lễ mới biết, cứ trao bình thường và nói nhẹ với bên nhận rằng họ có thể bày ở một tầng hoặc chi nhánh khác. Đừng đòi đổi lại hay tỏ ra phật ý; chủ nhà đã đủ việc trong ngày đó.