Phần trao quà trong một buổi lễ trang trọng chạy suôn khi có bốn thứ được chuẩn bị trước: danh sách trao theo thứ tự đã duyệt, lời mời của người dẫn chương trình cho từng lượt, người bưng khay biết rõ món nào đưa cho ai, và sơ đồ vị trí đứng trên sân khấu hoặc trước bàn lễ. Thiếu một trong bốn thứ ấy, khoảnh khắc lẽ ra trang trọng nhất buổi lễ dễ thành lúng túng: gọi nhầm tên, đưa nhầm quà, hai người đứng che nhau trước ống kính.
Bài này viết cho người ở phía tổ chức: gia đình tổ chức lễ mừng thọ lớn, ban liên lạc tổ chức lễ tri ân thầy cô, đơn vị tổ chức lễ kỷ niệm có phần tặng quà cho người có công. Với vai khách mời mang quà tới lễ khánh thành, mục khánh thành và kỷ niệm thành lập đã có bài riêng. Ở đây, bạn là người dựng phần trao quà từ đầu đến cuối.
Quyết định trước: ai trao, ai nhận, trao mấy lượt
Bước đầu tiên là lập danh sách các lượt trao. Mỗi lượt gồm người trao, người nhận và món quà. Với lễ tri ân thầy cô, có thể là đại diện từng khoá trao quà cho thầy cô chủ nhiệm khoá đó. Với lễ mừng thọ lớn, có thể là đại diện con, cháu, họ hàng, bạn của cụ lần lượt dâng quà. Với lễ kỷ niệm của đơn vị, có thể là lãnh đạo trao kỷ niệm chương, quà tri ân cho người đã nghỉ hưu.
Số lượt nên vừa phải. Mỗi lượt trao, kể cả lời mời, đi lên, trao, chụp ảnh, đi xuống, mất từ một đến hai phút. Hai mươi lượt là gần nửa giờ, người dự sẽ mệt. Nếu có nhiều người nhận, gộp thành nhóm: mời năm thầy cô cùng lên, năm đại diện cùng trao một lúc, chụp chung một tấm ảnh. Những người nhận còn lại có thể được trao quà tại bàn sau phần lễ chính, kèm một lời cảm ơn riêng.
Người trao nên tương xứng với người nhận. Thầy cô cao tuổi nên được học trò đại diện có tuổi, có vai trong lớp trao, không để một bạn trẻ nhất bước lên. Người nhận là cụ cao niên trong họ nên được người con trưởng hoặc người cháu trưởng dâng quà. Khi chưa chắc, hỏi ý người lớn trong gia đình hoặc trưởng ban liên lạc.
Thứ tự trao quà: những cách sắp hay dùng
Không có một thứ tự đúng cho mọi buổi lễ. Bảng dưới gợi ý các cách sắp quen dùng và lý do:
| Cách sắp | Hợp với | Lý do |
|---|---|---|
| Theo vai vế, trên trước dưới sau | Lễ mừng thọ, lễ của dòng họ | Hợp nếp gia đình, người nhiều tuổi, vai trên được mời trước |
| Theo thời gian, khoá cũ trước khoá mới | Lễ tri ân, kỷ niệm thành lập trường | Kể được câu chuyện nối tiếp các thế hệ |
| Người nhận cao tuổi trước | Lễ có nhiều người nhận | Người già không phải đứng chờ lâu, có thể nghỉ sớm |
| Lượt chính cuối cùng | Lễ có một người nhận chính và nhiều người nhận phụ | Dồn cảm xúc về cuối, khép lại phần trao quà |
| Theo nhóm, mỗi nhóm một lượt | Lễ đông người nhận | Giữ thời gian, ảnh nhóm cũng đẹp |
Chốt thứ tự bằng văn bản, gửi cho người dẫn chương trình, người bưng khay và người chụp ảnh cùng một bản. Mọi thay đổi vào phút cuối phải báo đủ cả ba người này; chỉ báo người dẫn mà quên người bưng khay là đưa nhầm quà.
Khay lễ và người bưng khay
Khay. Món quà nhỏ và vừa như hộp ấm chén, tranh khổ nhỏ, kỷ niệm chương nên đặt trên khay, khay sơn mài hoặc khay gỗ phủ khăn đỏ, để người trao chỉ việc nhấc lên trao. Món lớn như tranh khung rộng, bình gốm cao không đặt khay; dùng giá đỡ hoặc để sẵn cạnh sân khấu, người trao chỉ trao vật tượng trưng hoặc cùng đặt tay lên món quà.
Người bưng. Thường là người trẻ, mặc trang phục đồng bộ với không khí buổi lễ, áo dài hay đồng phục. Mỗi người chỉ bưng một khay một lượt. Người bưng đi phía sau hoặc bên cạnh người trao, dừng lại cách một bước, nâng khay ngang tầm tay người trao.
Đánh dấu khay. Khi có nhiều món giống nhau cho nhiều người, dán một mẩu giấy nhỏ ghi tên người nhận ở mặt dưới khay hoặc mặt dưới hộp, chỉ người bưng thấy. Đây là cách đơn giản nhất để không đưa nhầm.
Chỗ chờ. Bố trí một bàn phủ khăn ở cánh gà hoặc cạnh sân khấu, xếp khay theo đúng thứ tự trao, khay lượt đầu gần lối ra nhất. Một người phụ trách bàn này, đưa khay cho người bưng theo hiệu của người dẫn.
Sau khi trao. Người bưng nhận lại khay rỗng, lui về chỗ chờ. Quà đã trao, nếu người nhận không cầm được lâu, có người đỡ giúp và đặt về bàn của người nhận, kèm hộp và thẻ.
Vị trí đứng: để mọi người cùng thấy và ảnh không che nhau
Trên sân khấu hay trước bàn lễ, người nhận nên đứng ở vị trí trang trọng, thường là giữa sân khấu hoặc giữa bàn lễ, quay mặt chéo nhẹ về phía khán phòng. Người trao bước tới, đứng chếch đối diện, không đứng thẳng lưng về phía người dự. Hai người đứng hơi nghiêng về nhau tạo thành hình chữ V mở về phía khán phòng, như vậy cả người dự lẫn máy ảnh đều thấy cả hai gương mặt và món quà ở giữa.
Người bưng khay đứng phía sau người trao, lệch sang một bên, không đứng chen giữa hai người. Khi trao xong, người bưng lui ra để hai người chụp ảnh.
Khi trao theo nhóm, xếp người nhận thành một hàng, người trao đứng đối diện từng người theo cặp. Hàng không nên quá dài; quá năm cặp thì máy ảnh khó lấy đủ mặt. Với người nhận cao tuổi, chuẩn bị sẵn ghế ở vị trí trao để cụ ngồi nhận, người trao cúi xuống ngang tầm; đứng lâu trên sân khấu dưới đèn nóng là quá sức với nhiều cụ.
Đánh dấu vị trí đứng trên sàn bằng băng dính nhỏ cùng màu thảm từ buổi tập, để ai cũng biết dừng ở đâu. Người trao nên được dặn trước: bước tới, dừng ở dấu, nhận món quà từ khay, trao bằng hai tay, nói một câu ngắn, rồi cùng quay ra phía máy ảnh trước khi lui về.
Nhạc, ánh sáng và nhịp của phần trao quà
Phần trao quà có nhịp riêng, và nhạc nền là thứ giữ nhịp ấy. Một đoạn nhạc không lời, êm, lặp được, bật nhỏ khi người nhận đi lên và tắt dần khi người dẫn cất lời, giúp khoảng lặng giữa các lượt không bị trống. Với lễ mừng thọ ở nhà, có gia đình chọn một bài hát người cụ yêu thích; với lễ tri ân, một ca khúc quen về thầy cô. Nhạc có lời không nên bật trong lúc trao, vì nó tranh với lời người dẫn và lời người trao.
Ánh sáng cần đủ cho ảnh nhưng không chói vào mắt người nhận cao tuổi. Đèn chiếu thẳng từ phía trước, đặt thấp, làm người đứng trên sân khấu nheo mắt suốt lượt trao. Nhờ người lo âm thanh ánh sáng nâng đèn lên cao hoặc chếch sang hai bên. Ở không gian nhà riêng, kéo rèm cho ánh sáng tự nhiên vào từ một phía và tránh đứng ngược sáng trước cửa sổ.
Giữa các lượt nên có một khoảng nghỉ ngắn để người dự vỗ tay, người chụp ảnh chụp xong, người bưng khay lui về. Người dẫn không cần nói lấp khoảng nghỉ ấy; chờ người nhận về đến chỗ ngồi rồi mới mời lượt tiếp. Một phần trao quà vội vã, lượt sau chồng lên lượt trước, làm người nhận cảm thấy mình chỉ là một tên trong danh sách.
Lời mời của người dẫn chương trình
Lời mời trao quà nên ngắn, rõ, đủ thông tin để người dự hiểu ai đang trao cho ai, vì sao. Một lời mời tốt thường có:
- Tên và vai của người được mời lên nhận, đọc đúng cách gọi mà người đó và gia đình quen dùng.
- Tên và vai của người trao, đọc sau người nhận.
- Một câu ngắn về món quà hoặc lý do trao, ví dụ giả định "món quà do các khoá học trò cùng góp, ghi dấu ba mươi năm thầy đứng lớp".
- Lời mời người bưng khay và lời mời chụp ảnh lưu niệm, để mọi người biết nhịp của lượt trao.
- Lời cảm ơn khi người nhận quay về chỗ, rồi mới mời lượt tiếp theo.
Người dẫn nên tập đọc tên trước, nhất là tên có âm khó, tên người nước ngoài, chức danh học hàm. Đọc sai tên người nhận ngay lúc trang trọng nhất là điều người nhận nhớ lâu. Nếu người dẫn là người nhà, nhờ họ in danh sách bằng chữ to để đọc dưới ánh đèn sân khấu, mỗi lượt một dòng, có đánh số khớp với số trên khay.
Tập dượt và kiểm trước giờ lễ
Buổi tập không cần dài, nhưng cần có. Một lịch kiểm gọn cho phần trao quà:
- Một ngày trước, hoặc vài giờ trước buổi lễ: đi thử toàn bộ một lượt trao với người dẫn, một người đóng vai người nhận, một người đóng vai người trao và người bưng khay.
- Kiểm lối lên xuống sân khấu: bậc có cao không, có tay vịn không, thảm có trượt không. Với người cao tuổi, bố trí người dìu ở chân bậc.
- Xếp khay theo thứ tự, đối chiếu từng món với danh sách, kiểm mẩu giấy tên dưới khay.
- Thử ánh sáng và vị trí chụp ảnh với người chụp; đánh dấu chỗ đứng.
- Phát cho mỗi người có vai một tờ danh sách ghi rõ lượt của mình.
- Mười lăm phút trước giờ lễ: người phụ trách bàn quà kiểm lại khay lần cuối, đặt sẵn khăn sạch để lau tay nếu cần.
Khi có sự cố trong lúc trao, như người nhận vắng mặt, người dẫn nói gọn rằng món quà sẽ được gửi tới sau và chuyển sang lượt kế tiếp. Không dừng lại tìm người, không gọi tên nhiều lần qua loa.
Câu hỏi thường gặp
Trong lễ tri ân, ai nên là người trao quà cho thầy cô?
Thường là người đại diện có vai trong lớp hoặc khoá, như lớp trưởng cũ hay trưởng ban liên lạc, hoặc người lớn tuổi nhất nhóm. Chọn người mà cả nhóm đồng thuận, và báo trước cho người đó để họ chuẩn bị trang phục, lời nói ngắn.
Một buổi lễ nên có bao nhiêu lượt trao quà là vừa?
Tuỳ thời lượng buổi lễ, nhưng phần trao quà nên gọn trong khoảng mười lăm đến hai mươi phút. Nếu nhiều người nhận, gộp thành nhóm mỗi lượt vài người, phần còn lại trao tại bàn sau phần lễ chính kèm lời cảm ơn riêng.
Người bưng khay nên mặc gì?
Trang phục đồng bộ và hợp không khí buổi lễ: áo dài cho lễ mừng thọ, lễ tri ân; đồng phục gọn gàng cho lễ của đơn vị. Tránh màu sặc sỡ hơn người nhận, tránh giày cao gót khó đi trên bậc sân khấu.
Món quà quá lớn thì trao trên sân khấu thế nào?
Đặt món quà lớn trên giá đỡ cạnh sân khấu hoặc phía sau người nhận. Lúc trao, người trao cùng người nhận đặt tay lên món quà hoặc người trao trao một vật tượng trưng như hộp nhỏ, cuốn sổ ghi tên người góp, rồi cùng quay ra chụp ảnh.
Người nhận cao tuổi không đứng lâu được thì sao?
Chuẩn bị ghế ngay tại vị trí trao, mời cụ ngồi, người trao bước tới cúi xuống ngang tầm. Có thể xếp lượt của cụ lên đầu để cụ được nghỉ sớm, và bố trí một người thân đứng cạnh hỗ trợ suốt lượt trao.
Có cần tập dượt phần trao quà không?
Rất nên. Một lượt tập ngắn giúp người dẫn quen tên, người bưng khay quen thứ tự, người chụp ảnh biết chỗ đứng. Nhiều lỗi như đưa nhầm quà, đứng che nhau, bậc thang trơn chỉ lộ ra khi đi thử một lần.